Comment optimiser son processus de devis et facturation quand on est indépendant ?

Vous êtes indépendant et faites encore vos devis et vos factures sur Excel ? Vous pouvez alors certainement optimiser votre processus de devis facturation et gagner un temps précieux toutes les semaines. Découvrez nos 5 conseils dans cet article. 

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Faites signer un devis

La première étape de votre processus de facturation doit être la signature d’un devis. C’est d’autant plus important dans les domaines où les services sont personnalisés, comme le consulting par exemple.

Pourquoi faire un devis ? 

Un devis aide à sécuriser votre mission en clarifiant les attentes de chaque partie dès le début. Il permet de définir clairement ce qui sera fait et à quel prix, ce qui permet de prévenir les malentendus et les désaccords potentiels (un sujet toujours délicat à aborder lorsque la mission a déjà commencé). Le devis vous protège donc contre les demandes non rémunérées, ou les tâches supplémentaires non planifiées du projet.

Un devis permet également de commencer sur de bonnes bases. Bien préparé et professionnel, il montre votre compétence et votre sérieux, ce qui renforce la confiance du client dans votre capacité à répondre à ses besoins. 

Quelles informations mettre dans le devis ? 

Un devis efficace doit contenir toutes les informations nécessaires pour que le client comprenne ce qu’il achète, combien cela va coûter, et sous quelles conditions. 

Nous vous passons les informations de base comme les informations sur votre entreprise et celle de votre client, il vous suffit de reprendre le nom, le SIREN, l’adresse et l’interlocuteur. 

Le point important, c’est la description détaillée de votre service ou de votre produit. Chaque service ou produit doit être décrit précisément. Pour les services, indiquez ce qui sera réalisé, les étapes ou phases du projet, les livrables, et les délais de réalisation si adapté. Plus vous en mettez, plus vous serez protégé.

Détaillez le prix unitaire de chaque article ou service, la quantité et le total général. Spécifiez s’il s'agit d'un tarif horaire, et mentionnez évidemment la TVA si vous la facturez.

Enfin, il est très important de détailler les modalités de paiement, et notamment les échéances de paiement. C’est un sujet à aborder dès le début et à indiquer clairement dans votre devis. Il ne doit pas y avoir de malentendus avec votre client sur ce sujet, sous peine d’être payé en retard. Évitez donc de convenir à l’oral d’un délai de paiement sous quelques jours à votre client, mais d’indiquer 30 jours sur votre devis. Dites ce que vous faites, faites ce que vous dites ! 

Comment faire signer le devis ? 

Notre conseil : utilisez la signature électronique ! Comme nous venons de le voir, il y a deux intérêts à envoyer un devis : 

• Être au clair sur les livrables et le prix de votre mission ;
• Sécuriser la mission avec votre client.

Si vous vous contentez d’envoyer le devis à votre client, mais qu’il n’est pas signé, ou sans mention, il n’a aucune valeur. Votre mission n’est donc pas sécurisée et vous ne pourrez rien faire si votre client ne souhaite finalement plus travailler avec vous.

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Envoyez une facture complète

Une fois votre devis approuvé par le client, la prochaine étape consiste à le transformer en facture. Vous devez alors reprendre les informations déjà détaillées dans le devis.

Sur Excel, transformer un devis en facture peut être fastidieux, car cela nécessite souvent de recréer le document à partir de zéro, en copiant manuellement les informations. 

Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un logiciel comme Blank. Notre outil permet de transformer un devis en facture en seulement quelques clics, sans avoir à ressaisir toutes les informations. Cela réduit le risque d'erreurs et économise un temps précieux !

À quel moment envoyer la facture ? 

Cela va dépendre de ce qui a été convenu avec votre client. Si vous optez pour un paiement avant le début de la mission, la facture doit être envoyée directement après la signature du devis. 

Si vous êtes payé à la fin de votre mission, la facture doit être envoyée dès que le travail est terminé ou que les produits sont livrés, selon les termes établis dans le devis. 

Et puis, dans certains cas, il peut être convenu d'envoyer la facture à des étapes spécifiques d'un projet, surtout pour les projets de longue durée.

Faut-il faire une facture d’acompte ?

C’est une option intéressante, surtout pour les projets qui durent quelques mois. Une facture d’acompte sécurise une partie du paiement à l'avance et montre l'engagement du client dans le projet. Vous pouvez opter pour un 50/50 !

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<div class="emphase-rt notif">Dans ce cas, vous envoyez votre facture d’acompte avant le début de la mission et la facture finale à la fin de la mission.</div>

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Quels délais de paiement appliquer ? 

Les délais de paiement, c’est toujours un sujet délicat quand on est indépendant. Les entreprises pensent souvent pouvoir dicter leurs conditions de paiement, mais n’ayez pas peur de donner les vôtres. Cela vous évitera de “courir après votre argent”. 

L’idéal est de se faire payer 100 % à l’avance, ou d’envoyer une facture d’acompte. Si votre client vous propose un paiement à 30 jours, réduisez au maximum ce délai, ou acceptez ce délai en contrepartie d’un envoi de la facture en début de mission. 

Il est impératif de définir ces termes dès le début des négociations pour éviter toute confusion ou mauvaise surprise.

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Proposez plusieurs moyens de paiement 

En offrant à vos clients plusieurs options de paiement, vous réduisez les barrières ou les excuses potentielles liées à la méthode de paiement. 

Certains clients préfèrent les paiements par carte pour leur rapidité et leur facilité, tandis que d'autres privilégient les méthodes traditionnelles comme le virement bancaire pour des raisons de sécurité ou de gestion. Voici quelques options qui s’offrent à vous.

Le paiement par carte 

Il est idéal pour les transactions rapides ou de faible montant. Parfait pour les services directement consommables.

Le virement bancaire 

Préférez-le pour les transactions plus importantes ou les relations commerciales formelles. Le virement est souvent utilisé dans les missions pour un professionnel où les montants impliqués sont significatifs.

Le lien de paiement

Il peut remplacer le virement bancaire, mais attention aux frais selon le prestataire par lequel vous passez. 

Le prélèvement automatique 

Celui-là est adapté pour les paiements récurrents de même montant. Il simplifie grandement le processus de facturation et vous assure un paiement en temps et en heure de vos clients. 

Avec l'évolution rapide des technologies de paiement et les changements dans les habitudes des consommateurs, être flexible et adapter vos méthodes de paiement peut vous positionner comme étant moderne et à l'écoute des besoins du marché. Encore des points gagnés ! 

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Programmez des relances de facturation

Il peut y avoir un grand nombre de raisons pour lesquelles vous n’avez pas reçu votre paiement. À commencer par un oubli. N’hésitez donc pas à relancer vos clients.

Planifiez des relances de facturation

Commencez par envoyer un e-mail de rappel une semaine après la date d’échéance de la facture si le paiement n'a pas encore été reçu. Restez courtois et sympathique dans l’e-mail, tout en signalant à votre client que vous n’avez toujours pas reçu votre règlement. 

Renouvelez ce message toutes les semaines si les choses n’évoluent pas (même si votre client vous répond qu’il va le faire). 

Multipliez les canaux de communication

Si les e-mails de rappel ne suffisent pas à obtenir une réponse ou un paiement, il peut être efficace de diversifier les moyens de communication.

• Si vous avez les coordonnées mobiles de votre client, un SMS peut être un moyen efficace et peu intrusif pour rappeler une facture impayée. Vous pouvez faire la même chose sur LinkedIn.

• Sinon, un appel permet d'engager directement une conversation avec le client, ce qui peut aider à clarifier les raisons du retard de paiement et à négocier des solutions en temps réel.

Pour les cas plus délicats ou lorsque les autres méthodes n'ont pas fonctionné, un courrier postal avec accusé de réception peut être envisagé.

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Comptabilisez votre facture 

Pour boucler le processus de facturation comme il se doit, parlons un peu de compta. Attention, ce n’est pas la même chose si vous êtes en micro ou en société.

La facturation pour les micro-entrepreneurs

En tant que micro-entrepreneur, votre gestion comptable est simplifiée. Vous n'êtes pas obligé de tenir une compta complète comme les sociétés, et l'enregistrement de vos transactions se fait à travers un journal de recettes. 

Il vous suffit de noter le montant, la date du paiement, et le client concerné. Cela peut être fait manuellement dans un cahier, sous forme de tableau Excel, ou via un logiciel de gestion.

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Chez Blank, nous automatisons cette saisie ! Lorsque vous recevez un paiement, il est automatiquement enregistré dans votre journal de recettes. Nous simplifions même vos déclarations Urssaf ! 

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La facturation pour les sociétés

Pour les sociétés, il est courant de travailler avec un comptable ou un expert-comptable. Vous pouvez alors envoyer automatiquement toutes les factures émises et les paiements reçus à votre comptable, qui se chargera de les enregistrer correctement dans votre comptabilité.

Avec notre compte pro pour indépendants, vous pouvez créer vos devis et factures en quelques clics, personnaliser l’apparence de vos documents, envoyez vos devis et factures directement depuis votre application, et lier vos factures à des paiements reçus sur votre compte pro. De quoi optimiser tout votre process de facturation !

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