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Je suis très satisfaite de Blank. Avec la tierce déclaration Urssaf je gagne du temps et j'évite les oublis. De plus je gagne aussi du temps grâce à la rédaction de mes factures sur l'application Blank directement. Enfin le service client est super réactif et ça c'est très rassurant.

Lisa

Agent immobilier

Mon compte pro me permet de faire mes opérations classiques de virements et paiements. Le web est plus pratique que sur mobile, et l'application est bien.

Louis

Développeur web

Pour aller droit à l'essentiel

Obligations comptables : comment les gérer ?

La loi impose aux entreprises de tenir leur comptabilité. Toutefois, les obligations comptables diffèrent en fonction du régime d'imposition.

Le cas de la micro entreprise

L'accès au régime de la micro entreprise (ex auto-entreprise) est soumis à deux conditions : Il faut exercer son activité à titre individuel et avoir un chiffre d'affaires annuel ne dépassant pas un certain seuil (176 200€ HT pour une activité commerciale et 72 500€ HT pour une activité de prestation de service).

Il n'est pas imposé au micro-entrepreneur de tenir sa comptabilité. À ce titre, les obligations comptables sont ultra-simplifiées :

  • Le livre des recettes. Ce dernier est un document comptable qui regroupe l'ensemble de vos encaissements. Il est organisé de façon chronologique et mentionne obligatoirement : le montant et l'origine des recettes, le mode de règlement des encaissements, la référence des pièces justificatives. Le livre des recettes peut être présenté sous la forme d'un tableau. Pour télécharger un modèle de tableau de livre de recette c’est par ici.
  • Tenir un registre des achats : Cette obligation concerne les micro-entrepreneurs exerçant une activité commerciale ou de prestation de logement. Sa tenue est facultative pour les autres micro-entrepreneurs, bien que conseillée pour avoir une meilleure connaissance de sa trésorerie. Parfois appelé livre des achats ou livre des dépenses, le registre des achats est un document comptable qui recense l'ensemble des dépenses engagées dans le cadre de l'entreprise, peu importe leur somme et leur nature. Pour être conforme aux exigences de l'administration fiscale, le registre doit être organisé de façon chronologique. Pour télécharger un modèle de tableau de registre des achats, c’est par ici.

💡 N'oubliez pas de conserver l'ensemble de vos pièces justificatives relatives à vos opérations de ventes et/ou prestations de services, et en particulier vos factures, pendant 10 ans.

Ouvrir un compte professionnel dédié à votre activité

Ouvrir un compte dédié à votre activité est obligatoire lorsque votre chiffre d'affaires annuel est supérieur à 10 000€ pendant deux années consécutives. Ce compte professionnel vous permet d’encaisser des recettes, prélever des dépenses et des achats en rapport avec son activité, verser d’une rémunération, par chèque ou par virement bancaire, vers son compte personnel, utiliser des moyens de paiement au nom de son entreprise et d’obtenir un crédit et le remboursement des mensualités.

L'ouverture d'un compte bancaire professionnel n'est pas indispensable. Un simple compte courant destiné à votre activité peut suffire. 

Cela dit, le compte professionnel procure des avantages non-négligeables, à savoir : la possibilité d'accéder à un prêt et à un découvert bancaire plus conséquent, l'accompagnement par un conseiller formé aux besoins du professionnel, l'accès à un terminal de paiement.

Les comptes annuels

Les comptes annuels comprennent le bilan comptable et le compte de résultat. Le bilan comptable est la photographie du patrimoine de votre entreprise, prise à un instant T. 

Le bilan comptable est simplifié : il indique uniquement les principaux actifs (les créances) et passifs (les dettes). L'actif est généralement constitué du stock, de la trésorerie, des immobilisations et le passif des dettes de l'entreprise, des emprunts bancaires etc.

Le régime réel simplifié permet la tenue d'un compte de résultat, lui aussi, simplifié. Il regroupe les principaux produits et charges. Les produits renvoient à tout ce que gagne l'entreprise, comme son chiffre d'affaires, les ventes d'immobilisations, etc. Les charges désignent tout ce que perd l'entreprise, à savoir : les salaires, les loyers, les achats divers de fournitures.

Nous vous conseillons d'utiliser les modèles de bilan comptable et de compte de résultat simplifiés disponibles sur le site officiel des Finances publiques, d'autant plus si vous gérez seul votre comptabilité, sans recours à un expert-comptable et que vous ne souhaitez pas omettre des informations importantes.

Externaliser sa comptabilité auprès d'un expert-comptable

Organiser sa comptabilité n’est pas chose facile. Il est parfaitement compréhensible que vous souhaitiez vous faire accompagner dans vos démarches. Si vous souhaitez externaliser la tenue de vos comptes, vous devez obligatoirement avoir recours à un expert-comptable. Il est le seul habilité en ce sens.

L’expertise-comptable est une activité réglementée. Ce professionnel est inscrit auprès de l'Ordre des experts-comptables. C’est la raison pour laquelle certaines missions sont de sa compétence exclusive. Son rôle au sein d'une entreprise est multiple :

  • Il exerce des missions purement comptables : il établit, contrôle et surveille les comptes de son client ;
  • Il réalise également les comptes annuels : lorsqu’un expert-comptable remplit cette mission, ses travaux se concluent par la remise d’une attestation indiquant qu'il n’a décelé aucune anomalie remettant en cause la cohérence et la sincérité des comptes annuels de l’entreprise ;
  • Il assiste et conseille l'entreprise dans tous ses choix stratégiques, que ce soit en matière d'organisation, d'optimisation fiscale, de gestion du patrimoine ou de construction... C’est pourquoi on dit souvent de l’expert-comptable qu’il est le «bras droit» du chef d’entreprise ;
  • Il intervient également sur des problématiques d'ordre social : il aide le chef d’entreprise à créer des contrats de travail, à établir des bulletins de paie et à déclarer les charges sociales.

Le tarif de l'expert-comptable est généralement fixé selon le nombre d'heures d'intervention. Comptez un taux horaire de 70 à 200€ suivant la nature de la prestation.

Avec Blank, vous pouvez bénéficier de solutions comptables accessibles qui s'adaptent à tous les profils d’entrepreneurs et à vos budgets :

  • Pour les prestataires de services : 75€ HT par mois ;
  • Les artisans et commerçants : 85€ HT par mois ;
  • Pour les professions libérales : 60€ HT par mois.

La gestion des devis et des factures

La facturation fait partie intégrante de votre comptabilité. Bien gérer sa comptabilité, c'est aussi savoir émettre des devis et factures conformes aux exigences légales.

Qu’est-ce qu’une facture et quels sont ses éléments constituants ?

Une facture est un document comptable obligatoire émis par un professionnel lors de la vente d'un bien ou d'une prestation de service. Elle doit être transmise au plus tard le jour de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation de service. Ce document est particulièrement important : c'est le justificatif officiel de la transaction opérée avec votre client.

Pour être valide, la facture doit être établie en deux exemplaires (un pour votre comptabilité, l'autre pour votre client) et comporter les mentions légales suivantes :

  • La mention "facture" ;
  • La date de la facture ;
  • Le numéro de la facture unique ;
  • Votre identité (dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique) ;
  • l’Identité de votre client (dénomination sociale – ou nom s’il s’agit d’un particulier – adresse) ;
  • La somme totale hors taxe et toutes taxes comprises ;
  • Le montant, le taux applicable ainsi que votre numéro d’identification à la TVA (dans le cas où vous y êtes assujetti) ;
  • Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
  • Les conditions de règlement de la facture.

Si vous n'avez pas encore de numéro SIRET, vous pouvez indiquer la mention "SIRET en cours d'attribution".

Comment faire un devis conforme ?

Avant de vous lancer dans la réalisation d'une prestation, que ce soit la vente d'un produit ou d'un service, il est possible d'établir un devis. Le devis fixe le prix et le périmètre de la prestation. Pour être conforme, le devis doit mentionner les éléments suivants :

  • La mention "devis" ou "proposition de prix" ;
  • La date du devis ;
  • Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise ; 
  • Le statut et la forme juridique de l'entreprise, le numéro SIREN (ou RM si vous êtes un artisan) ; 
  • Le numéro individuel d'identification à la TVA, si vous y êtes assujettis ;
  • Le nom et adresse du client ;
  • La somme globale hors taxe et toutes taxes comprises de la transaction, en indiquant les taux de TVA applicables ; 
  • Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • Les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
  • Les date et durée estimées de la prestation ; 
  • Le montant des pénalités de retard de paiement.

Si le client ne vous demande pas d'établir un devis, rien ne vous y oblige. Cependant, il y a quelques situations qui impose un devis, à savoir lorsque :

  • Le montant de la prestation est supérieur à 1 500€ ;
  • La nature de la prestation concerne des services dépannages ou des travaux ;
  • La prestation de service à la personne d'un montant mensuel supérieur à 100€.

La signature de ce devis, accompagnée de la mention “bon pour accord” est importante puisqu’elle formalise le contrat de vente. Chaque partie doit alors tenir son engagement. Autrement dit, vous êtes dans l’obligation d’exécuter la prestation au prix mentionné et dans les délais indiqués tandis que votre client a l’obligation de vous rémunérer selon les modalités prévues dans le devis.

Comment gérer les impayés ?

Gérer les impayés est une vraie difficulté pour les indépendants. Et pour cause : la situation dans laquelle le client est mauvais payeur n’est pas isolée. L’impact sur la trésorerie est considérable. À terme, c’est la pérennité de l’entreprise qui est en jeu ! 

L'administration vous permet toutefois de faire face à ces problèmes grâce à des procédures judiciaires. La mise en demeure dans le cas d’un recouvrement amiable, ou encore, en ultime recours, l’injonction de payer (recouvrement forcé). Mais des services financiers permettent d’agir plus en amont, sans risquer de perdre vos clients.

C’est pour cette raison qu’il faut réagir rapidement et mettre en place les bonnes stratégies pour éviter que cette situation délicate se reproduise. Crédit en ligne, découvert autorisé, escompte... Des solutions existent pour aider les professionnels.

En moyenne, vous avez 75% de chances de récupérer votre créance trois mois après son échéance. Ce pourcentage tombe à 20% un an après l’échéance. 

Avez-vous pensé à l'affacturage ? ‍Cet outil de trésorerie anciennement proposé en majorité par les banques a le vent en poupe. Plus innovant et moins cher, l’affacturage a rejoint les offres de certains prestataires agiles sur le marché de la Fintech.

⚖️ En septembre 2020, un dispositif public, l'affacturage à la commande (ou affacturage de commande) a été mis en place via BPI France pour favoriser la reprise de l’activité suite à la crise sanitaire. Reconduit en 2021 et 2022, le dispositif a ainsi permis d'accélérer et d'étendre les délais de paiement (Article 6 de la loi n°2020-289 du 23 mars 2020).

L'affacturage est un service de recouvrement à court terme qui permet de céder vos factures à un tiers (moyennant une commission). Ce dernier se charge alors :

  • De vous avancer le montant de la facture cédée ;
  • De vous verser cette avance rapidement (24 à 48h chez Blank), et ce, même si votre client tarde à vous payer ;
  • De gérer toutes les relances et les échanges avec vos clients ; 
  • D'assumer à votre place le risque d'impayé et de gérer le litige potentiel.

Gérer les déclarations sociales

La déclaration sociale des indépendants (DSI)

La déclaration sociale des indépendants (DSI) constitue la base de calcul de l'ensemble des cotisations et contributions sociales dont vous êtes redevables. La DSI doit être effectuée par l'ensemble des chefs d'entreprise exerçant une activité artisanale, commerciale, libérale, sous forme individuelle ou en société.

La déclaration auprès de l'URSSAF

Les entrepreneurs sous le régime de la micro entreprise paient leurs cotisations sociales directement via la déclaration URSSAF. Pour ce faire, il convient de déclarer mensuellement ou trimestriellement le montant de votre chiffre d'affaires.

Le montant des cotisations sociales sera ensuite calculé selon un pourcentage fixe appliqué à votre chiffre d'affaires qui dépend de la nature de votre activité, à savoir :

  • 12,8% pour la vente de marchandises ;
  • 22% pour les activités de prestation de service BIC (artisanale) ;
  • 22% pour les activités de prestation de service BNC (commerciale) ;
  • 22% pour les professions libérales.

Pour justifier du paiement de vos cotisations sociales auprès d'une entreprise, vous pouvez vous fournir une attestation de vigilance.

La TVA pour les indépendants

La TVA est un impôt indirect qui s'applique à tous les biens et prestations de service. Lorsque vous vendez un produit ou une prestation, vous devez logiquement inclure le montant de la TVA dans votre facture.

Vous ne payez pas directement la TVA : vous la collectez uniquement. Autrement dit, vous servez d'intermédiaire entre l'Etat et le consommateur final. Il faut tout de même la prendre en compte lorsque vous fixez vos prix. Gardez en tête que 20% du prix total de votre facture (si l'on retient le taux normal de TVA) sera reversé au Trésor Public.

Il est possible de profiter de l'exonération de TVA si votre chiffre d'affaires annuel hors taxe ne dépasse pas les seuils suivants :

  • 85 800 € pour les activités de commerce et d'hébergement ;
  • 34 400 € pour les activités de prestations de services et les professions libérales.

Si vous exercez sous le régime normal simplifié, vous devez verser deux acomptes, en juillet et en décembre, calculés sur la TVA due au titre de l'année précédente. La situation sera ensuite régularisée via la déclaration annuelle que vous devrez effectuer via le formulaire CA12.

Si vous exercez sous le régime normal réel, la TVA devra être déclarée et payée tous les mois.

Les fiches pratiques associées