Comment gérer les frais professionnels ?

Comptabilité
Ousmane Gueye
Publié le
31/5/22
Mis à jour le

Les frais professionnels correspondent aux dépenses réalisées en votre nom dans le cadre de votre activité. Ces frais sont à la charge de l’indépendant et sont remboursés par l'entreprise. De quoi s’agit-il ? Nous vous expliquons tout dans cet article !

Voici quelques exemples de frais à votre charge :

  • Les frais de déplacement ;
  • Les frais de repas individuel ;
  • Les frais de réception et de représentation (repas d'affaires...)
  • Les frais d'hébergement et de logement ;
  • Les frais de fournitures ;
  • Les dépenses de chauffage, eau, gaz, électricité pour vos locaux professionnels ;
  • Les frais de formation.

Ces frais professionnels peuvent être déductibles de vos cotisations sociales à condition :

  • D’avoir un lien direct avec l'activité professionnelle ;
  • D’avoir été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et proportionnellement au besoin de l'activité ;
  • D’avoir été engagés au cours de l'année pour laquelle vous souhaitez la déduire de vos impôts
  • D’être justifiés par une preuve valable.

Il conviendra alors d'établir une note de frais indiquant la date, le montant et la nature de la dépense engagée et de conserver tous les justificatifs nécessaires (tickets de caisse, facture, contrat...).

Par exemple, Bastien est avocat. Il a pu déduire l’achat de son nouvel ordinateur destiné à un usage exclusivement professionnel. Par contre, l’achat de son costume n’est pas déductible.

Les frais kilométriques

Vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Vous pouvez être indemnisé au titre des frais kilométriques. Cette indemnisation couvre votre consommation de carburant, les frais de réparation et d'entretien et la dépréciation de votre voiture.

Pour bénéficier de l'indemnité, plusieurs conditions doivent être remplies :

  • Le véhicule doit être personnel : il n’est donc pas immatriculé au nom de l’entreprise ;
  • Les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et noms des clients concernés par le déplacement) ;
  • Les déplacements doivent avoir un caractère exclusivement professionnel.

Les indemnités kilométriques sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise et sont exonérées de cotisations sociales. Pas question d'estimer approximativement son montant. Le calcul s'effectue au moyen du barème kilométrique fixé annuellement par l'administration fiscale.

La puissance fiscale d'une voiture correspond à la puissance maximale du moteur exprimée en kilowatts (kW) qu'à l'émission de dioxyde de carbone en terme de gramme par km. Cette information figure sur la carte grise du véhicule.

Reprenons l'exemple de notre coach sportive. Elise exerce à Rennes. Elle est régulièrement amenée à donner des cours particuliers à Saint Malo. À cette occasion, elle parcourt 140 km aller-retour. Son véhicule a une puissance fiscale de 3 cv. L'indemnité kilométrique s'élèvera à 200 x 0,456 = 63,86 €.

Voilà ! La gestion des frais kilométriques n’a plus de secret pour vous 😉. Vous pouvez désormais les gérer en toute tranquillité et garantir la pérennité de votre activité

Écrit par

Ousmane Gueye

Ici Ousmane Gueye, l’auteur de ce blog ! Diplômé de Sciences Po Grenoble et chargé de communication chez Blank, je décortique toutes les actualités liées à l’activité des indépendants afin de leur donner les informations les plus utiles pour le développement de leur activité.

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