Comment se préparer à un contrôle URSSAF ?

Comment faire face à un contrôle de l’URSSAF ? Plusieurs facteurs peuvent conduire au lancement de vérifications par l'administration : lutte contre la fraude ou contre le travail dissimulé, infractions, délits ... La procédure implique un examen sur place ou à distance des informations et de certains documents pertinents liés à votre comptabilité. Dans la plupart des cas, elle débouche sur une prise de décision administrative et, si nécessaire, sur des sanctions. Ces dernières peuvent prendre la forme de redressements (majorations, pénalités) ou de régularisations (paiement des cotisations manquantes). N'oubliez pas : ces sanctions ne sont pas systématiques 😉 ! Depuis 2018, il existe en France un droit à l'erreur, mis en place par la loi ESSOC. Quels sont les bons réflexes à avoir en cas de contrôle ? Comment s'y préparer ? Comment cela se passe-t-il concrètement ? Que risquez-vous ? Tour d'horizon de vos options, avec quelques conseils pour bien vous y préparer et vous accompagner en tout sérénité.

Pourquoi un contrôle URSSAF ?

Pour beaucoup d'indépendant, l'expression fait froid dans le dos. Pourtant, la procédure qu'on appelle "contrôle URSSAF" désigne simplement une mission d'inspection de la part d'agents de l'administration française.

Objectif du contrôle URSSAF : vérifier qu'un professionnel applique correctement la réglementation administrative et fiscale.

💡Cette mission a aussi un objectif plus global, qui profite à l'intérêt commun : lutter contre la fraude, protéger les personnes potentiellement victimes de travail dissimulé.

Un contrôle URSSAF peut porter sur les trois dernières années civiles et sur l’année en cours.

Plusieurs facteurs peuvent conduire les URSSAF (Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et Allocations Familiales) à procéder au contrôle de votre activité.

Avant de décrypter ces différentes raisons pouvant mener à un contrôle, il est essentiel de savoir deux choses :

👉 Vous pouvez vous-même effectuer une demande de contrôle.

👉 La loi française prévoit le fait que vous puissiez vous tromper ("erreur de bonne foi").

⚖️ Depuis la loi ESSOC en 2018 (loi pour un État au service d’une société de confiance), vous bénéficiez du droit à l'erreur. Nous le décryptons plus bas dans cet article👇. 

Le meilleur moyen de se préparer à un contrôle est de tenir rigoureusement votre comptabilité. Mais rigoureux ne veut pas dire difficile !

Il existe sur le marché des centaines d'applications, de logiciels de comptabilité intelligents et des comptes pro en ligne. Grâce à des fonctionnalités innovantes, des services de tchats en ligne avec des expert juridiques et des outils intelligents, vous pouvez non seulement faciliter votre comptabilité, mais aussi, l'automatiser.

🚀 Chez Blank, compte pro en ligne allié à une interface de gestion enrichie, nos offres pensées sur-mesure permettent aux indépendant de piloter toute leur activité via une application tout-en-un. Ils bénéficient ainsi d’un écosystème d’outils complet :

• Moyens de paiements pour les pro (TPE, carte VISA) ;
• Outils de trésorerie : affacturage à la carte et crédit en ligne jusqu'à 10 000 € ;
• Outil d'édition de devis et de factures aux normes et personnalisables ;
• Outil de gestion de la relation client (CRM) ;
• Notifications en cas d'impayés, rappels et alertes de vos différentes échéances ;
• Simulateurs d’aides ;
• Accompagnement via une assistance juridique 5j/7j ;
• Aide à la création d’entreprise ...

Enfin, l'autre solution préconisée est de vous tourner vers un expert en cas de doute ! Trouver un expert comptable compétent pour vous épauler et vous accompagner est toujours une bonne idée. 

💸 Pensez à bien maitriser votre budget : réfléchissez en amont à l'intégration des honoraires d'un expert comptable, ou bien, des frais d'un outil intelligent comme un compte pro en ligne ou un logiciel de comptabilité.

Qui peut faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF ?

Toute personne physique ou morale peut faire l’objet d’un contrôle.

Dans le cadre du contrôle URSSAF, tous les professionnels sont concernés. Un travailleur indépendant, un artisan, le fondateur d'une association, un gérant de société, un commerçant, un chauffeur VTC, le président d'une SAS ...

👉 Toutes les personnes redevables de cotisations sociales ou dans l'obligation de remplir des déclarations sociales peuvent faire l'objet d'un contrôle.

⚖️ En droit, une personne physique est un humain. Une personne morale est un groupement d’humains réunis dans un intérêt commun à qui la loi confère une existence et une personnalité juridique. Une société qui emploie des salariés, par exemple. 

💡Toutefois, si vous êtes une entreprise individuelle ou un micro-entrepreneur, vous ne faites qu'un avec votre entreprise. Vous êtes alors considéré comme une personne physique, votre patrimoine n'est pas distinct de celui de votre activité.

Qu’est-ce qui déclenche un contrôle URSSAF ?

Différentes raisons peuvent déclencher un contrôle, la première étant des incohérences dans votre déclaration URSSAF. Cela dit, il peut aussi survenir dans les cas suivants :

• Un de vos clients a été contrôlé : l'URSSAF peut décider de contrôler également votre activité ;
• Vous avez fait l’objet d’un redressement fiscal : l’URSSAF souhaitera sans doute procéder à des vérifications ;
• Vous faites l’objet d’une dénonciation, par un salarié ou un concurrent. Par exemple : soupçon de travail illégal

⚖️ Depuis le 10 août 2018, La loi pour un Etat au service d’une société de confiance (Essoc) vous permet de demander à bénéficier d’un contrôle. C'est à vous de précisez les points sur lesquels le contrôle sera effectué. Les erreurs éventuellement constatées devront être régularisées mais vous pourrez ainsi bénéficier du droit à l’erreur.

Comment éviter un contrôle de l’URSSAF ?

Afin d’éviter un éventuel contrôle de l’URSSAF, il est nécessaire d’adopter une gestion rigoureuse de votre activité. Les points les plus fréquemment contrôlés portent sur les exonérations de charges sociales, les avantages en nature et les remboursements de frais. Soyez particulièrement vigilant sur ces sujets.

Vous encourez des sanctions parce que :

• Vous ne payez pas vos cotisations sociales dans les délais ;
• Vous ne fournissez pas vos déclarations sociales ou vous êtes en retard ;
• Vous ne vous immatriculez pas, ou alors tardivement.

‍
Déclarer ses revenus est une tâche centrale dans le vie de l'indépendant, qu'il s'agisse d'un micro entrepreneur déclarant tous les mois ou trimestres, ou encore d'un autre type d'indépendant déclarant tous les ans lors du bilan comptable. Prenez cette habitude à coeur pour vous protéger d'un contrôle ! Déchargez-vous de cette tâche souvent chronophage en ouvrant un compte pro Blank. Désormais, Blank se charge intégralement de vos déclarations de cotisations sociales. Blank se charge de faire le calcul et de tout déclarer à votre place.

Comment se déroule un contrôle de l’URSSAF ?

Avant le passage du contrôleur URSSAF

Le contrôle est toujours précédé de l'envoi d'un avis informant l'indépendant de :

• La date de la vérification ;
• La liste des documents et supports à tenir à la disposition ;
• La période pendant laquelle va se dérouler la vérification.

Cet avis de passage est la première étape du lancement des vérifications. Le contrôle peut se dérouler :

• Sur pièces (en analysant des éléments sur demande) ;
• Sur place (dans vos locaux).

Le contrôleur dispose de plusieurs moyens pour obtenir les informations et documents utiles. Vous préparer en amont à la possibilité d’un contrôle est bien sûr indispensable.

Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la durée du contrôle URSSAF est désormais limitée à 3 mois, ce délai pouvant être prorogé une fois.

Le passage du contrôleur URSSAF

Légalement, le contrôleur URSSAF (inspecteur du recouvrement) peut décider de vous informer de son passage, ou non.

Il est possible que vous soyez informé de la date de passage du contrôleur URSSAF (aussi appelé inspecteur du recouvrement), cela dépend de l’objectif des vérifications entreprises par l’URSSAF. Si les vérifications sont contre des faits de travail dissimulé, vous ne serez en revanche pas informé au préalable.

💡En principe, vous êtes averti 15 jours avant le contrôle grâce à un avis de passage vous informant de la date du contrôle, de la liste des documents et supports à tenir à disposition, de la période sur laquelle les vérifications vont porter. Vous pouvez demander à reporter ce contrôle si la date ne vous convient pas en raison de motifs légitimes. 

Attention, vous ne devez ni vous opposer à un contrôle ni faire quoique que ce soit qui puisse être considéré comme un obstacle au travail de l’agent de contrôle. Par exemple :

• Fournir des renseignements inexacts, tout acte de dissimulation (même une facture impayée doit être signalée !) ;
• multiplier les absences lors de la venue des inspecteurs dans les locaux de l’entreprise ;
• refuser l’accès des locaux à des agents de contrôle.

Les moyens de contrôle à disposition de l’URSSAF

👉 Le contrôleur peut procéder à :

• Un contrôle sur place : il se déroulera alors dans vos locaux ;
• Un contrôle sur pièces : il vous sera demandé de transmettre des documents justificatifs en vue de procéder à une vérification à distance.

👉 Afin d’obtenir les renseignements dont il a besoin, le contrôleur URSSAF peut :

• Vous demander la communication de tout document utile. Il pourra emporter hors de vos locaux des documents originaux mis à disposition (si vous l’avez autorisé) ou des copies comme des contrats de travail ou encore des bulletins de salaire ;
• Vous demander un accès aux outils informatiques comprenant des informations. Vous pouvez vous y opposer à condition de fournir les éléments sur support papier ou de prendre en charge par vous-même les traitements informatiques demandés ;
• Interroger vos collaborateurs (mais pas les salariés d’autres sociétés ni les prestataires) ;
• Demander à l’administration fiscale de lui communiquer certains renseignements.

👉 L’agent de contrôle peut vous demander tout document administratif, juridique, comptable qu’il juge utile au regard des faits à vérifier.

Vous ne pourrez vous y opposer que si :

• Les documents sont totalement étrangers aux faits en question ;
• Les documents correspondent à une période antérieure à celle vérifiée.

Vous pouvez vous faire assister d’un avocat pendant le contrôle.

Nous vous recommandons néanmoins de faire preuve de bonne foi, de sorte à ne pas éveiller de quelconques soupçons auprès du contrôleur.

Comment se préparer à un contrôle URSSAF ?

Votre expert-comptable vous aidera à préparer le contrôle et vous assistera le long de la procédure. Voici les éléments qui vous aideront à bien anticiper le contrôle :

• Téléchargez et consultez la charte du cotisant contrôlé, approuvée par arrêté du 27 janvier 2020. Cette dernière détaille vos droits ;
• Listez les documents qui pourront vous être demandés ;
• Réservez à l’agent de contrôle une pièce au calme en cas de contrôle sur place. Proposez de mettre à sa disposition une personne pour répondre à ses questions.
• Soyez présent, veillez au bon déroulement des opérations de contrôle.
  

Quelles sont les sanctions encourues en cas d’infraction ?

👉 Vous recevez en fin contrôle une lettre de mise en demeure qui présente les conclusions de la décision, en général avec accusé de réception.

La procédure est contradictoire, autrement dit vous pouvez vous opposer à certaines dispositions énoncées.

👉 Vous pourrez présenter vos observations, dans ce qu'on appelle une lettre d'observation, dans un délai de 30 jours (60 si vous en demandez la prolongation).

👉 À la suite de ce délai, l’agent de contrôle répond à vos observations.

Veillez bien aux délais : en cas de non-respect, elles ne seront pas prises en compte !

👉 Puis il adresse à l’URSSAF un procès-verbal de contrôle qui peut vous être communiqué sur demande. L’URSSAF pourra ensuite : 

• Conclure à l’absence de redressement ;
• Décider de vous attribuer un crédit ;
• Vous notifier un redressement et vous réclamer les sommes dues dans un délai d’un mois. En cas de défaillance, vous pourrez faire l’objet d’une mise en recouvrement.

Les sanctions de l’URSSAF peuvent être :

• Civiles : les cotisations dues pourront être assorties de pénalités de retard. Des remises gracieuses de majoration peuvent toutefois être accordées.
• Pénales : vous pourrez faire l’objet d’une amende prévue par le code de la sécurité sociale. La récidive dans un délai de 3 ans est quant à elle punie de 2 ans d’emprisonnement et d’une amende de 3750 €.

Contester un contrôle URSSAF

Vous n’êtes pas d’accord avec la décision rendue ? Vous disposez de plusieurs voies de recours :

• Vous pouvez saisir la commission de recours amiable (CRA) dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision. La commission dispose d’un délai de réponse de 2 mois également.
• En cas de réponse négative ou d’absence de réponse, depuis le 1er janvier 2020, vous pouvez saisir le Tribunal Judiciaire pour contester la décision. Ce tribunal remplace le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale.

‍

Fini le bachotage ! Désormais, vous savez comment éviter un contrôle et comment vous y préparer. Enfin, si cette situation se présentait un jour, vous êtes armé pour y faire face avec sérénité ⛱️.

‍