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Comment se préparer à un contrôle Urssaf ?

Faire face à un contrôle de l'Urssaf, ça peut sembler stressant, mais c'est une étape normale de la vie d'une micro-entreprise. Plusieurs raisons peuvent déclencher ces vérifications : lutte contre la fraude, travail dissimulé, infractions ou délits. Le contrôle peut se faire sur place ou à distance, et implique l'examen de vos informations et vos documents comptables. En général, il débouche sur une décision administrative et, éventuellement, des sanctions comme des redressements (majorations, pénalités) ou des régularisations (paiement des cotisations manquantes).

Quels sont les bons réflexes en cas de contrôle ? Comment bien s'y préparer ? Comment ça se passe concrètement ? Quels sont les risques ? Voici un tour d'horizon de vos options avec des conseils pour vous préparer et aborder cette situation sereinement !

Pourquoi un contrôle Urssaf ?

Pour beaucoup d'indépendants, l'expression "contrôle Urssaf" fait peur. Pourtant, cette procédure désigne simplement une mission d'inspection par des agents de l'administration française.

L'objectif du contrôle Urssaf est de vérifier qu'un professionnel respecte bien la réglementation administrative et fiscale.  Cette mission vise aussi à lutter contre la fraude et à protéger les personnes victimes de travail dissimulé. Il peut porter sur les trois dernières années civiles et sur l’année en cours.

💡Plusieurs facteurs peuvent conduire l'Urssaf à procéder au contrôle de votre activité.

Avant de décrypter ces différentes raisons pouvant mener à un contrôle, il est essentiel de savoir deux choses :

  1. Vous pouvez vous-même effectuer une demande de contrôle
  2. La loi française prévoit le fait que vous puissiez vous tromper ("erreur de bonne foi")

⚖️ Depuis la loi ESSOC en 2018 (loi pour un État au service d’une société de confiance), vous bénéficiez du droit à l'erreur. Nous le décryptons plus bas dans cet article👇

<div class="emphase-rt search">Le meilleur moyen de se préparer à un contrôle est de tenir rigoureusement votre comptabilité. Mais rigoureux ne veut pas dire difficile !</div>

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  • Accompagnement via un service client disponible 7j/7j ;
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Enfin, l'autre solution préconisée est de vous tourner vers un expert en cas de doute ! Trouver un expert-comptable compétent pour vous épauler et vous accompagner est toujours une bonne idée. 

💸 Pensez à bien maitriser votre budget : réfléchissez en amont à l'intégration des honoraires d'un expert-comptable, ou bien, des frais d'un outil intelligent comme un compte pro en ligne ou un logiciel de comptabilité.

Qui peut faire l’objet d’un contrôle de l’Urssaf ?

Toute personne physique ou morale peut faire l’objet d’un contrôle.

Dans le cadre du contrôle Urssaf, tous les professionnels sont concernés. Une micro-entreprise, un artisan, la fondatrice d'une association, un gérant de société, une commerçante, un chauffeur VTC, la présidente d'une SAS ...

👉 Toutes les personnes redevables de cotisations sociales ou dans l'obligation de remplir des déclarations sociales peuvent faire l'objet d'un contrôle.

⚖️ En droit, une personne physique est un humain. Une personne morale est un groupement d’humains réunis dans un intérêt commun à qui la loi confère une existence et une personnalité juridique. Une société qui emploie des salariés, par exemple. 

💡Toutefois, si vous êtes une entreprise individuelle ou un micro-entrepreneur, vous ne faites qu'un avec votre entreprise. Vous êtes alors considéré comme une personne physique, votre patrimoine n'est pas distingué de celui de votre activité.

Qu’est-ce qui déclenche un contrôle Urssaf ?

Différentes raisons peuvent déclencher un contrôle, la première étant des incohérences dans votre déclaration Urssaf. Cela dit, il peut aussi survenir dans les cas suivants :

  • Un de vos clients a été contrôlé : l'Urssaf peut décider de contrôler également votre activité ;
  • Vous avez fait l’objet d’un redressement fiscal : l'Urssaf souhaitera sans doute procéder à des vérifications ;
  • Vous faites l’objet d’une dénonciation, par un salarié ou un concurrent. Par exemple : soupçon de travail illégal

⚖️ Depuis le 10 août 2018, La loi pour un État au service d’une société de confiance (Essoc) vous permet de demander à bénéficier d’un contrôle. C'est à vous de préciser les points sur lesquels le contrôle sera effectué. Les erreurs éventuellement constatées devront être régularisées, mais vous pourrez ainsi bénéficier du droit à l’erreur.

Comment éviter un contrôle de l'Urssaf ?

Afin d’éviter un éventuel contrôle de l'Urssaf, vous devez adopter une gestion rigoureuse de votre activité. Les points les plus fréquemment contrôlés portent sur les exonérations de charges sociales, les avantages en nature et les remboursements de frais. Soyez particulièrement vigilant sur ces sujets.

Vous encourez des sanctions parce que :

  • Vous ne payez pas vos cotisations sociales dans les délais ;
  • Vous ne fournissez pas vos déclarations sociales ou vous êtes en retard ;
  • Vous ne vous immatriculez pas, ou alors tardivement.

Déclarer ses revenus est très important pour tous les indépendants, que vous soyez en micro-entreprise déclarant chaque mois ou trimestre, ou un autre type d'indépendant déclarant une fois par an. Faites-le bien pour éviter les contrôles. Pour vous aider, ouvrez un compte pro chez Blank !

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Comment se déroule un contrôle de l'Urssaf ?

Avant le passage du contrôleur Urssaf

Le contrôle est toujours précédé de l'envoi d'un avis informant l'indépendant de :

  • La date de la vérification ;
  • La liste des documents et des supports à tenir à la disposition ;
  • La période pendant laquelle va se dérouler la vérification.

Cet avis de passage est la première étape du lancement des vérifications. Le contrôle peut se dérouler :

  • Sur pièces (en analysant des éléments sur demande) ;
  • Sur place (dans vos locaux).

Le contrôleur dispose de plusieurs moyens pour obtenir les informations et les documents utiles. Vous préparer en amont à la possibilité d’un contrôle est bien sûr indispensable.

<div class="emphase-rt notif">Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la durée du contrôle Urssaf est désormais limitée à 3 mois, ce délai pouvant être prorogé une fois.</div>

Le passage du contrôleur Urssaf

Légalement, le contrôleur Urssaf peut décider de vous informer de son passage, ou non.

Vous pourriez être informé de la date de passage du contrôleur Urssaf, selon l'objectif des vérifications. Si les contrôles concernent des cas de travail dissimulé, vous ne serez pas informé à l'avance.

💡En principe, vous êtes averti 15 jours avant le contrôle grâce à un avis de passage. Cet avis vous informe de la date du contrôle, de la liste des documents à préparer et de la période concernée par les vérifications. Si la date ne vous convient pas pour des raisons légitimes, vous pouvez demander à reporter le contrôle.

Attention, vous ne devez ni vous opposer à un contrôle ni faire obstacle au travail de l’agent de contrôle. Par exemple :

  • Fournir des renseignements inexacts, tout acte de dissimulation (même une facture impayée doit être signalée !)
  • Multiplier les absences lors de la venue des inspecteurs dans les locaux de l’entreprise
  • Refuser l’accès des locaux à des agents de contrôle

Les moyens de contrôle à disposition de l'Urssaf

👉 Le contrôleur peut procéder à :

  • Un contrôle sur place : il se déroulera alors dans vos locaux ;
  • Un contrôle sur pièces : il vous sera demandé de transmettre des documents justificatifs en vue de procéder à une vérification à distance.

👉 Afin d’obtenir les renseignements dont il a besoin, le contrôleur Urssaf peut :

  • Vous demander la communication de tout document utile. Il pourra emporter hors de vos locaux des documents originaux mis à disposition (si vous l’avez autorisé) ou des copies comme des contrats de travail ou encore des bulletins de salaire
  • Vous demander un accès aux outils informatiques comprenant des informations. Vous pouvez vous y opposer à condition de fournir les éléments sur support papier ou de prendre en charge vous-même les traitements informatiques demandés
  • Interroger vos collaborateurs (mais pas les salariés d’autres sociétés ni les prestataires)
  • Demander à l’administration fiscale de lui communiquer certains renseignements

👉 L’agent de contrôle peut vous demander tout document administratif, juridique, comptable qu’il juge utile au regard des faits à vérifier.

Vous ne pourrez vous y opposer que si :

  • Les documents sont totalement étrangers aux faits en question ;
  • Les documents correspondent à une période antérieure à celle vérifiée.

Vous pouvez vous faire assister d’un avocat pendant le contrôle.

<div class="emphase-rt plot">Nous vous recommandons néanmoins de faire preuve de bonne foi, de sorte à ne pas éveiller des soupçons auprès du contrôleur.</div>

Comment se préparer à un contrôle Urssaf ?

Votre expert-comptable vous aidera à préparer le contrôle et vous assistera le long de la procédure. Voici les éléments qui vous aideront à bien anticiper le contrôle :

  • Téléchargez et consultez la charte du cotisant contrôlé détaillant tous vos droits
  • Listez les documents qui pourront vous être demandés ;
  • Réservez à l’agent de contrôle une pièce au calme en cas de contrôle sur place. Proposez de mettre à sa disposition une personne pour répondre à ses questions.
  • Soyez présent, veillez au bon déroulement des opérations de contrôle.

Quelles sont les sanctions encourues en cas d’infraction ?

👉 À la fin du contrôle, vous recevez une lettre de mise en demeure qui présente les conclusions de la décision, généralement avec accusé de réception. La procédure est contradictoire, c'est-à-dire que vous pouvez contester certaines dispositions énoncées.

👉 Vous avez 30 jours pour présenter vos observations dans une lettre d'observation (60 jours si vous demandez une prolongation).

👉 Après ce délai, l’agent de contrôle répondra à vos observations. Faites attention aux délais : si vous ne les respectez pas, vos observations ne seront pas prises en compte !

👉 Puis l'agent adresse à l'Urssaf un procès-verbal de contrôle qui peut vous être communiqué sur demande. L'Urssaf pourra ensuite : 

  • Conclure à l’absence de redressement
  • Décider de vous attribuer un crédit
  • Vous notifier un redressement et vous réclamer les sommes dues dans un délai d’un mois. En cas de défaillance, vous pourrez faire l’objet d’une mise en recouvrement

Les sanctions de l'Urssaf peuvent être :

  • Civiles : les cotisations dues pourront être assorties de pénalités de retard. Des remises gracieuses de majoration peuvent toutefois être accordées
  • Pénales : vous pourrez faire l’objet d’une amende prévue par le Code de la Sécurité sociale. La récidive dans un délai de 3 ans est quant à elle punie de 2 ans d’emprisonnement et d’une amende de 3750 €

Contester un contrôle Urssaf

Vous n’êtes pas d’accord avec la décision rendue ? Vous disposez de plusieurs voies de recours :

  • Vous pouvez saisir la commission de recours amiable (CRA) dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision. La commission dispose d’un délai de réponse de 2 mois également.
  • En cas de réponse négative ou d’absence de réponse, depuis le 1er janvier 2020, vous pouvez saisir le Tribunal Judiciaire pour contester la décision. Ce tribunal remplace le Tribunal des Affaires de Sécurité sociale.

Fini le stress ! Désormais, vous savez comment éviter un contrôle et comment vous y préparer. Si jamais cela arrivait, vous êtes prêt à y faire face avec sérénité ⛱️

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