Le calcul des indemnités kilométriques : le guide 2020

Si vous utilisez votre voiture pour vos déplacements professionnels, vous pouvez bénéficier d’indemnités kilométriques au même titre qu’un salarié. Comment faire pour les obtenir ? Blank fait le point sur le barème kilométrique 2020 et le calcul des indemnités kilométriques.

Doit-on déclarer des indemnités kilométriques en tant qu’indépendant ?

La réponse est oui ! En tant qu’indépendant, vous êtes certainement amené à vous déplacer pour travailler dans les locaux de votre client ou aux domiciles de particuliers. Vous vous déplacez aussi pour des rendez-vous professionnels. Pour tous ces trajets, vous utilisez votre véhicule personnel. Ces déplacements à titre professionnel peuvent être facturés et viendront s’intégrer dans votre comptabilité d’entreprise en tant que frais professionnels.

Vous pouvez donc percevoir des indemnités pour le remboursement de vos frais kilmométriques.

Indemnités kilométriques : quelles conditions pour en bénéficier ?

Les conditions à remplir pour bénéficier d’indemnités kilométriques sont les suivantes :

• Utiliser son véhicule personnel (voiture, deux-roues…) dont vous êtes le propriétaire (ou éventuellement votre conjoint) ;
• Réaliser un trajet pour un déplacement à des fins professionnelles ;
• Ne pas avoir d’autres choix pour se déplacer que d’utiliser ce véhicule. Cette condition vise à limiter les « déplacements de convenance ». Par exemple, si vous habitez à 500 mètres des bureaux de votre client, l’utilisation du véhicule n’est pas forcément justifiée car vous auriez pu vous y rendre à pied.
• Justifier des dépenses effectuées à cette occasion, avec un ticket de caisse par exemple.

Les indemnités kilométriques ne couvrent en principe pas les trajets domicile-travail supérieurs à 40 km. Il existe cependant des exceptions.

Que couvre l’indemnité kilométrique ?

Les frais kilométriques correspondent à un certain type de dépenses uniquement. Ils couvrent les frais usuels mais aussi les frais d’entretien comme :

• Les frais de carburant ;
• Les équipements de protection pour une moto (casque…) ;
• L’assurance du véhicule ;
• L’achat de nouveaux pneus ;
• La révision annuelle ;
• Le nettoyage du véhicule, etc.

Toutes ces dépenses sont intégrées dans le barème officiel des indemnités kilométriques mis en place par l’État.

À l’inverse, certains frais ne peuvent pas passer en indemnités kilométriques… C’est notamment le cas :

• Des frais de péages ;
• Des frais de stationnement ;
• Des éventuelles amendes…

Ces dépenses peuvent être remboursées, mais pas sous la forme d’indemnités kilométriques. Il faudra réaliser pour cela des notes de frais.

Comment obtenir le remboursement des frais kilométriques ?

Comment facturer le montant de vos indemnités kilométriques ?

Avant toute chose, si vous souhaitez obtenir le remboursement de vos indemnités kilométriques, il vous faudra négocier avec votre client : mettez-vous d’accord avant la signature du contrat sur le paiement des indemnités kilométriques. N’hésitez pas à les faire apparaître très clairement dès la rédaction du devis.

Dans tous les cas, pour pouvoir en bénéficier, vous devrez justifier de toutes vos dépenses. Pour cela, présentez à votre client vos justificatifs de frais pour prouver vos dépenses. 

Quelques exemples de justificatifs :

• Itinéraire emprunté pour justifier des kilomètres parcourus ;
• Carte grise de votre véhicule pour justifier de la puissance fiscale de votre véhicule (nous y revenons dans un instant) ;
• Ticket de caisse de votre paiement essence ;
• Contrat d’assurance avec échéancier…

Conservez précieusement ces justificatifs pour les fournir à votre client mais aussi pour parer à tout contrôle URSSAF où l’on vous demanderait de justifier vos dépenses.

Concrètement pour obtenir le remboursement, il faudra compiler pour chaque déplacement :

• La distance parcourue ;
• La puissance fiscale du véhicule ;
• Le motif du déplacement professionnel ;
• La date du déplacement ;
• Le nom du client/de l’entreprise ;
• Les justificatifs des frais engagés.
  

Les outils pour calculer les frais kilométriques

Pour vous aider, il existe désormais des outils puissants permettant de calculer facilement les indemnités kilométriques. On pense notamment à IK Generator, IZIKA ou encore IK Manager.

Frais kilométriques : quel régime fiscal et social ?

Frais kilométriques : impôts et cotisations sociales

Les indemnités kilométriques perçues font partie des frais professionnels nécessaires au bon fonctionnement de votre activité professionnelle. Elles sont donc déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Autrement dit, lorsque vous ferez votre déclaration de revenus, vos indemnités kilométriques ne seront pas soumises à l’impôt. Attention néanmoins, si vous êtes en micro entreprise, vous ne pouvez pas déduire vos frais de vos revenus.

Déduction au forfait ou frais réels ? Vos frais professionnels peuvent être déduits de deux façons : à 100 % dans le cas des frais réels ou via une déduction forfaitaire., dans le cas où les frais apparaissent de manière récurrente.

Les indemnités kilométriques ne sont également pas soumises à la TVA. 

Autre intérêt, elles évitent en principe de payer la taxe sur les véhicules de société (TVS) qui peut être lourde.

Vous ne payez pas de cotisations sociales sur le montant de vos indemnités kilométriques.

Quel est le montant des indemnités kilométriques en 2020 ?

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Chaque année, l’Administration fiscale définit un barème spécifique pour le remboursement des indemnités kilométriques. Pour 2020, le barème a été mis à jour par l’arrêté du 26 février 2020.

Pour les voitures, le barème tient compte du type de véhicule utilisé et plus spécifiquement de la puissance administrative du véhicule ainsi que du nombre de kilomètres effectués.‍

Barème 2020 pour les voitures

Dans le tableau « D » représente la distance parcourue.

Vous parcourez 100 kilomètres aller-retour par jour pour vous rendre chez votre client pour lequel vous travaillez 6 jours dans le mois. Votre voiture affiche 5 chevaux fiscaux. À la fin du mois, vous toucherez : 100 km x 0,548 = 54,8 € par jour x 6 jours soit : 328,8 €. Pour calculer facilement à combien vous avez le droit, utilisez le simulateur du site des Impôts.

Le calcul des indemnités kilométriques pour les deux-roues

Pour les deux-roues (scooters, cyclomoteurs…), le barème dépend de la puissance de votre cylindrée : plus de 50 cm3 ou moins de 50 cm3. Il tient aussi compte du nombre de chevaux fiscaux.

Barème 2020 pour les deux-roues - « D » représente la distance parcourue

Le calcul des indemnités kilométriques en cas de déplacement à vélo

Pour le vélo, il existe une indemnité kilométrique fixée à 0,25€ le kilomètre à multiplier par le nombre de kilomètres parcourus.

Cependant, la loi d’orientation des mobilités du 24 décembre 2019 a instauré le « forfait mobilité durable » en vigueur depuis le décret du 9 mai 2020. Il remplacera cette indemnité dans les entreprises qui choisiront de le mettre en place. Elles pourront alors bénéficier d’une exonération de cotisations sociales et d’impôts dans la limite de 400€ par an et par salarié.

En somme, calculer vos indemnités kilométriques n’est pas si compliqué. Ces frais professionnels s’avèrent importants alors n’oubliez pas de les facturer !