Comment faire une facture en bonne et due forme ?

La vie d’un indépendant ne rime pas toujours avec liberté et flexibilité. Elle possède aussi son lot de contraintes administratives. En tête, des tâches les plus fastidieuses et chronophages : la facturation. Tout indépendant doit s'y soustraire... Mais pas de panique, nous allons vous expliquer comment établir une facture en bonne et due forme. 

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document comptable obligatoire émis par un professionnel lors de la vente d'un bien ou d'une prestation de service. Il sert à détailler explicitement une prestation. Elle doit être transmise au plus tard le jour de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation de service. Plus vous l’envoyez tôt, plus vite vous serez payé. Alors ne tardez pas, au risque de subir des retards de paiements préjudiciables.

La facture est un document très important : c'est le justificatif officiel de la transaction opérée avec votre client. Pour cette raison, il convient d'être très rigoureux avec sa facturation. Vous devez la conserver pour une durée de 1 à 10 ans selon la nature du produit ou du service. L'administration fiscale est susceptible de vous demander les factures sur cette période en cas de contrôle. Si vous en produisez un volume important, il peut être intéressant d’avoir recours à un expert-comptable pour vous aider à gérer votre facturation.

Par ailleurs, en cas de conflit avec votre client, il sera difficile d’agir en justice pour recouvrement de la créance avec une facturation défaillante. Soyez vigilant et organisé.

Les différents types de facture

Différents types de factures peuvent être établis en fonction de la prestation effectuée.

Si votre activité concerne la vente de produits ou la prestation de services non-récurrentes, la facturation par commande est à privilégier. C’est la facture classique, celle que l’on envoie à la livraison.

En revanche, si votre activité vous conduit à travailler sur des projets récurrents pour un client, deux options peuvent être envisagées :

• Vous remettez des livrables à votre client et vous fonctionnez généralement par deadline ? Dans ce cas, il est plus pertinent d'établir une facture au forfait, basée sur la date de la remise de votre travail.
• Vous avez opté pour un travail au temps passé, à la semaine ou au mois par exemple ? Optez pour la facturation périodique en indiquant les dates effectives.

Les mentions obligatoires d'une facture

Quel que soit le type de facture, celle-ci doit être réalisée en deux exemplaires : 1 exemplaire pour le client et 1 exemplaire pour votre comptabilité propre. Votre facture doit également comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être valide.

Veillez donc à bien indiquer :

• La mention "facture" ;
• La date de la facture ;
• Le numéro de facture, qui est unique ;
• Votre identité (dénomination sociale, nom et adresse, SIRET, forme juridique) ;
• L’identité de votre client (dénomination sociale – ou nom s’il s’agit d’un particulier – adresse) ;
• La somme totale hors taxe (c’est à dire le montant hors TVA) et toutes taxes comprises ;
• Le montant, le taux de TVA applicable ainsi que votre numéro de TVA (dans le cas où vous y êtes assujetti) et éventuellement votre numéro de TVA intracommunautaire ;
• Le montant des pénalités de retard ;
• Les conditions de règlement de la facture.

Veillez à bien respecter ces mentions obligatoires, sous peine d’être sanctionné d’une amende fiscale de 15€ par mention inexacte en cas de contrôle URSSAF suite à une dénonciation.

Si vous n'avez pas encore de n° SIRET, vous pouvez indiquer la mention "SIRET en cours d'attribution".

Comment faire une facture en tant que micro-entrepreneur ?

Émettre une facture est une obligation comptable qui s’adresse à tous les indépendants, y compris les micro-entrepreneurs. Le régime spécifique de la micro entreprise, ne vous exclut pas de cette astreinte.

Pour générer une facture en tant que micro-entrepreneur, deux options s’offrent à vous : 

• Émettre vos factures à partir du logiciel Excel ; 
• Avoir recours à un logiciel de gestion de la facturation gratuit. Cette alternative est intéressante puisqu’elle propose généralement un exemple de facture pré-enregistré, ce qui vous aidera à gagner du temps. Il vous suffit de compléter les informations de base, et la facture se génère automatiquement. 

Chez Blank, nous proposons un outil d'édition de facture et devis directement intégré dans votre application mobile. En somme, Blank vous permet de centraliser vos données (gérer votre clientèle, envoyer vos devis et des factures) de sorte à être constamment en jour dans votre comptabilité. Fini les retards de paiement et les impayés.

Comment faire une facture en tant qu'artisan ?

À l’instar des autres indépendants, l’artisan doit émettre une facture à chaque fin de prestation. 

Si votre client vous a versé un acompte avant la réalisation de votre prestation, il faudra émettre une facture d’acompte. Ce document reprend l’ensemble des mentions légales d’une facture classique.

Pour la facture d'acompte, ajoutez les mentions “facture d’acompte” et “acompte sur devis n°xxx”.

Et voilà, la facture n'a désormais plus de secret pour vous !