La carte affaires pour gérer ses dépenses en entreprise

La carte affaires (on parle aussi de carte business) vous permet de régler vos dépenses professionnelles sans en avancer les fonds. Elle est assortie de fonctionnalités de gestion très utiles et de garanties d’assistance et d’assurance. En l’utilisant, vous pourrez simplifier la gestion de vos notes de frais. Convaincu ? Nous vous donnons quelques conseils pour bien la choisir.

Les fonctionnalités de la carte affaires

La carte affaires vous permet de bénéficier de diverses fonctionnalités et avantages :

• Choisir un débit différé sur des paiements prédéterminés ;
• Gérer ses dépenses directement à partir du compte pro de l'entreprise ou à partir du compte des salariés ;
• Définir un plafond appliqué aux cartes et le modifier si besoin ;
• Limiter la liste des fournisseurs autorisés à faire l’objet d’une dépense ;
• Profiter de reporting mensuel des dépenses ;
• Bénéficier de prestations complémentaires : assurance voyage, assistance juridique ou médicale...

Quels sont les avantages et les inconvénients de la carte affaires ?

La carte affaires est une carte de paiement dont l’utilisation est exclusivement professionnelle. Elle permet de prendre en charge vos dépenses professionnelles, notamment à l’occasion d’un déplacement. Une carte affaires s’utilise comme une carte bancaire classique.

Les avantages de la carte affaires

• Vous n'avez plus besoin d'avancer les frais sur vos fonds propres ;
• Vous automatisez la gestion et le remboursement de vos notes de frais ;
• Vous facilitez la gestion de vos frais professionnels (catégorisation et maîtrise de votre politique financière);
• Vous pouvez bénéficier d’avantages additionnels : prestations d'assurance, d'assistance, réductions (par exemple sur la location de véhicules ou sur les billets d’avion).

Les inconvénients de la carte affaires

• Elle est payante : certains professionnels (TPE, PME, micro-entrepreneurs en particulier) préféreront un moyen de paiement virtuel comme la e-Carte Bleue qui peut voir son coût divisé par 2 comparé à la carte affaires ;
• Le risque de perte, de vol ou de fraude est présent avec ce support physique.
• En fonction des offres, tous les services ne sont pas automatisés. Vous devrez parfois contacter votre établissement bancaire pour réaliser certaines tâches.
• Certaines cartes affaires ne vous permettent pas d'effectuer des transactions impliquant une authentification de type 3D Secure.

La carte affaires simplifie-t-elle la gestion des notes de frais ?

Si les notes de frais sont prélevées sur le compte de l’entreprise

Oui ! Si les dépenses sont prélevées directement sur le compte de votre entreprise, vous n’avez pas à rembourser les salariés à l’origine de celles-ci. Cela évite au passage tout risque de fraude lié à l’édition de notes de frais.

Si les notes de frais sont prélevées sur le compte salarié

En revanche, si les paiements sont débités sur le compte des salariés, la réponse est plus nuancée. Le débit différé évite toute avance de fond. Autrement dit, si les notes de frais sont prélevées sur le compte de vos salariés, vous ne vous épargnerez pas la contrainte de la prise en charge des notes de frais mais vous pouvez vous simplifier la vie. Dans ce cas, nous vous conseillons d'allier votre utilisation de la carte affaires à un outil de gestion des notes de frais afin d’en automatiser le traitement

Il sera toujours nécessaire de collecter les justificatifs de paiements (par exemple des tickets de caisse) mais leur collecte est facilitée. Certains outils permettent en effet de prendre en photo instantanément ou de télécharger le justificatif de la dépense engagée sur votre outil.

Si l’on doit résumer, la carte affaires automatise la reconnaissance des dépenses ce qui vous permet de mieux les catégoriser par la suite. Ainsi, il sera plus simple de les relier aux factures.

Comment choisir sa carte affaires ?

Voici quelques critères à prendre en compte pour faire votre choix :

• Commencez par comparer les offres disponibles sur le marché
• Êtes-vous plutôt banque traditionnelle ou compte pro en ligne ? Faites votre choix en fonction de vos besoins. Par exemple, avez-vous besoin d’un conseiller bancaire ? Quelles attentes avez-vous au regard du service client ?
• Prenez en compte l’ergonomie de l’interface de gestion de compte qui vous sera proposée. Vous l’utiliserez au quotidien, assurez-vous de sa simplicité d’utilisation.
• Comment gérez-vous vos dépenses au quotidien avec vos salariés ? Y a-t-il une seule et même carte d’entreprise ou doivent-ils avancer les fonds en cas de dépenses professionnelles ?

La carte entreprise : une autre alternative à la carte affaires

Si la carte affaires est la plus utilisée et débite sur le compte du collaborateur, la carte entreprise quant à elle vient débiter directement le compte bancaire de l’entreprise. Qu’il s’agisse de débit immédiat ou de débit différé, cette carte permet à l’entreprise de payer ses propres dépenses.

Tout comme la carte affaires, la carte entreprise présente plusieurs avantages. Par contre, elle pose souvent la question de la sécurité et de la confiance car il peut être problématique de confier le moyen de paiement de l’entreprise à un salarié.

Quels sont les avantages de la carte entreprise ?

La carte d’entreprise présente plusieurs avantages, à savoir la source de débit. Autrement dit, la carte entreprise, contrairement à la carte affaire, débite directement sur le compte de l’entreprise.

La conséquence de ce débit direct permet aux salariés de pallier le risque de voir leurs remboursements arriver après leurs différés de paiement. De surcroît, ce moyen de paiement permet aux entreprises de disposer d’un relevé bancaire propre à l’entreprise et qui regroupe toutes les dépenses réalisées et les entrées financières. Ces services disponibles avec la carte entreprise vous permettent de mieux gérer votre comptabilité au quotidien.

Au-delà de la comptabilité, ces services vous permettent aussi de mieux gérer vos démarches administratives et vos déclarations et paiements de cotisations sociales. Par ailleurs, avec le compte pro Blank, vous bénéficiez aussi du service de déclaration URSSAF.

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Alors, êtes-vous prêt à utiliser une carte affaires pour votre entreprise ? Nous vous conseillons vivement d'y passer afin de bénéficier à tous les avantages qu'elle offre.