La carte affaires pour gérer ses dépenses en entreprise
La carte affaires permet de se délivrer des notes de frais. Si elle présente de nombreux avantages, quelles sont ses limites ?

La carte affaires permet de se délivrer des notes de frais. Si elle présente de nombreux avantages, quelles sont ses limites ?
La carte affaires (on parle aussi de carte business) vous permet de régler vos dépenses professionnelles sans en avancer les fonds. Elle est assortie de fonctionnalités de gestion très utiles et de garanties d’assistance et d’assurance. En l’utilisant, vous pourrez simplifier la gestion de vos notes de frais. Convaincu ? Nous vous donnons quelques conseils pour bien la choisir.
La carte affaires vous permet de bénéficier de diverses fonctionnalités et avantages :
La carte affaires est une carte de paiement dont l’utilisation est exclusivement professionnelle. Elle permet de prendre en charge vos dépenses professionnelles, notamment à l’occasion d’un déplacement. Une carte affaires s’utilise comme une carte bancaire classique.
Oui ! Si les dépenses sont prélevées directement sur le compte de votre entreprise, vous n’avez pas à rembourser les salariés à l’origine de celles-ci. Cela évite au passage tout risque de fraude lié à l’édition de notes de frais.
En revanche, si les paiements sont débités sur le compte des salariés, la réponse est plus nuancée. Le débit différé évite toute avance de fond. Autrement dit, si les notes de frais sont prélevées sur le compte de vos salariés, vous ne vous épargnerez pas la contrainte de la prise en charge des notes de frais mais vous pouvez vous simplifier la vie. Dans ce cas, nous vous conseillons d'allier votre utilisation de la carte affaires à un outil de gestion des notes de frais afin d’en automatiser le traitement
Il sera toujours nécessaire de collecter les justificatifs de paiements (par exemple des tickets de caisse) mais leur collecte est facilitée. Certains outils permettent en effet de prendre en photo instantanément ou de télécharger le justificatif de la dépense engagée sur votre outil.
Si l’on doit résumer, la carte affaires automatise la reconnaissance des dépenses ce qui vous permet de mieux les catégoriser par la suite. Ainsi, il sera plus simple de les relier aux factures.
Voici quelques critères à prendre en compte pour faire votre choix :
Si la carte affaires est la plus utilisée et débite sur le compte du collaborateur, la carte entreprise quant à elle vient débiter directement le compte bancaire de l’entreprise. Qu’il s’agisse de débit immédiat ou de débit différé, cette carte permet à l’entreprise de payer ses propres dépenses.
Tout comme la carte affaires, la carte entreprise présente plusieurs avantages. Par contre, elle pose souvent la question de la sécurité et de la confiance car il peut être problématique de confier le moyen de paiement de l’entreprise à un salarié.
La carte d’entreprise présente plusieurs avantages, à savoir la source de débit. Autrement dit, la carte entreprise, contrairement à la carte affaire, débite directement sur le compte de l’entreprise.
La conséquence de ce débit direct permet aux salariés de pallier le risque de voir leurs remboursements arriver après leurs différés de paiement. De surcroît, ce moyen de paiement permet aux entreprises de disposer d’un relevé bancaire propre à l’entreprise et qui regroupe toutes les dépenses réalisées et les entrées financières. Ces services disponibles avec la carte entreprise vous permettent de mieux gérer votre comptabilité au quotidien.
Au-delà de la comptabilité, ces services vous permettent aussi de mieux gérer vos démarches administratives et vos déclarations et paiements de cotisations sociales. Par ailleurs, avec le compte pro Blank, vous bénéficiez aussi du service de déclaration URSSAF.
Alors, êtes-vous prêt à utiliser une carte affaires pour votre entreprise ? Nous vous conseillons vivement d'y passer afin de bénéficier à tous les avantages qu'elle offre.