En tant que micro-entrepreneur, vous profitez d'obligations comptables allégées. Pour autant, vous n'êtes pas dispensé d'émettre des devis et des factures en bonne et due forme. À quoi sert le devis ? Est-il toujours obligatoire ? Comment réaliser facilement un devis en règle ? Vous aurez tous les détails dans cet article.

Qu'est-ce qu'un devis ?

En micro entreprise, vous pouvez être amené à établir un devis. Le devis formalise votre proposition de vente. Il fixe par écrit le prix et le périmètre d'une prestation. Un devis signé par toutes les parties vaut contrat de vente. Cela signifie que chacune des parties est alors tenue par un engagement. Vous devez exécuter la prestation au prix proposé tandis que votre client doit vous rémunérer selon les modalités prévues dans le devis. Le devis doit toujours être envoyé avant de réaliser et de facturer une prestation. Ce document est loin d'être une contrainte comptable sans intérêt. Il permet notamment :

  • D'informer un potentiel client du tarif de la prestation et lui permettre de comparer vos offres avec celles de vos concurrents ;
  • De dissiper les malentendus quant au prix et à l'étendue de la prestation et prévenir le risque de litige ;
  • De sécuriser la transaction. Une fois signé, il constitue une garantie supplémentaire pour l'une et l'autre des parties que la prestation sera réalisée et que le prix sera payé.
Veillez à bien conserver vos devis afin de pouvoir les inclure à votre livre des recettes parmi l’ensemble des pièces justificatives (factures, bon de commande, etc)

Le devis en micro entreprise est-il obligatoire ?

En principe, le devis n’est pas obligatoire. D’ailleurs, le devis est toujours facultatif pour les prestations entre professionnels. Cependant, il reste fortement recommandé pour toutes les raisons évoquées plus haut.

En revanche, lorsque vous réalisez des prestations auprès d'un particulier, sachez qu’il existe certaines situations dans lesquelles vous devez émettre un devis. C’est le cas si :

  • Vous proposez des services à la personne d’un montant supérieur à 100€ ;
  • Les prestations dont le montant dépasse 1.500€ ;
  • Vous proposez des services de déménagement ;
  • Vous proposez des prestations funéraires ;
  • Vous proposez des prestations de réparation, entretien et dépannage dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de maison, sauf en cas d’intervention d’urgence (dégât des eaux). Exemple : services de maçonnerie, de serrurerie, de plomberie, de peinture.
  • Le client vous en fait la demande.

Estelle est développeuse web. Elle exerce son activité sous le régime de la micro entreprise. Une compagnie d'assurance fait appel à ses services : elle souhaiterait créer une application mobile pour permettre à ses clients de gérer leur contrat et déclarer leurs sinistres via leur smartphone.

Estelle n'est pas obligée d'émettre un devis puisque la prestation s'adresse à un professionnel. Toutefois, dans un souci de transparence et par mesure de précaution, elle décide de le faire.

Faire un devis en micro entreprise : les bonnes pratiques

Intégrer les mentions obligatoires

Le devis est soumis à quelques règles de formalisme. Il ne suffit pas de préciser le prix et la prestation réalisée pour établir un document valable.

Un devis conforme doit reprendre une dizaine de mentions obligatoires, à savoir :

  • La mention « devis » ;
  • Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise. En tant que micro-entrepreneur, vous exercez en votre nom propre. Vous devez alors indiquer votre nom à la place de la raison sociale ;
  • Votre numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et/ou au Répertoire des Métiers, selon que vous exerciez une activité commerciale ou une activité artisanale ;
    Cette mention ne vous concerne pas si vous n'êtes pas immatriculé, ce qui est par exemple le cas si vous exercez une activité libérale ;
  • La date d’émission du devis ;
  • Le numéro du devis ;
    À l’instar du numéro de facture, vous devez déterminer un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue (exemple : 001, 002, 003)
  • Le nom et l’adresse du client ;
  • Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • La montant total hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) de la transaction, en indiquant les taux de TVA applicables ;
  • Le numéro individuel d'identification à la TVA ainsi que le montant et le taux de TVA applicable. Si vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA, vous devez indiquer la mention “TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts
  • La date et la durée estimées de la prestation ;
  • La signature du micro-entrepreneur ;
  • La signature du client, la date de la signature et  la mention "bon pour accord”

Il existe d'autres mentions obligatoires qui concernent plus particulièrement les micro-entrepreneurs artisans :

  • Les frais de déplacement ;
  • Le taux horaire de la main d'œuvre toutes taxes comprises (TTC).
Soyez attentif aux mentions obligatoires. Chaque oubli ou erreur est passible d'une amende de 1500€, majorée à 3000€ en cas de récidive.

Intégrer les mentions utiles et spécifiques à votre activité

En fonction de votre activité, il peut être judicieux d'ajouter des mentions supplémentaires, comme :

  • Le nombre de corrections que le client peut vous demander, et le cas échéant, le tarif par modifications supplémentaires ;
  • Les cas pouvant entraîner une réévaluation du prix à la hausse ;
  • Le montant des pénalités en cas retard de paiement ;
  • Le montant des acomptes ;
  • La durée de validité de l'offre. Vous pouvez définir librement la durée de validité du devis en gardant en tête qu'elle doit être raisonnable et proportionnelle à la prestation envisagée. En moyenne, ce délai est de 3 mois.

Dans tous les cas, tâchez d'être le plus complet possible lorsque vous rédigez un devis.

Soigner la mise en page du devis

L'édition d'un devis est relativement libre. La seule contrainte formelle est de faire apparaître les mentions obligatoires. Ce n'est pas pour autant qu'il faut négliger la présentation de votre devis. Un devis soigné, lisible et aéré est un gage de professionnalisme :

  • Mettez en évidence les informations importantes comme le prix et le détail de la prestation ;
  • Organisez les informations de manière cohérente, listez la ou les prestations et indiquez en face le tarif ;
  • Opter pour une présentation sous forme de tableau, plus lisible.

Concrètement, il faut que votre client comprenne en un seul coup d'œil ce que vous lui proposez et à quel tarif.

Les outils pour réaliser un devis en tant que micro-entrepreneur

Utiliser un facturier

Pour rappel : il n’y a pas de formalisme imposé pour émettre un devis, outre l’intégration des mentions obligatoires.
Les adeptes du papier pourront donc opter pour l’utilisation d’un facturier pour émettre leur devis. Cette solution peut convenir aux micro-entrepreneurs qui sont au contact de leurs clients.

Exemple : un artisan qui tient une boutique et transmet physiquement ses devis à ses clients. Toutefois, elle rencontre des limites non-négligeables. En effet, difficile de procéder à un envoi électronique ou de produire un gros volume de devis avec cette méthode.
Dans tous les cas, nous vous recommandons de privilégier une solution digitale qui offre plus de simplicité, de rapidité et une meilleure gestion de votre trésorerie ! 

Utiliser un tableur Excel

Utiliser un tableur Excel vous permet de créer des devis et factures facilement aux couleurs de votre entreprise.
Vous ne dépendez pas d’un modèle imposé par un logiciel : vous pouvez intégrer votre logo et les mentions complémentaires de votre choix.

Faites attention à ne pas faire l’impasse sur les mentions obligatoires afin que votre devis soit conforme.

Utiliser un logiciel d’édition de devis

De nombreux logiciels de gestion de comptabilité vous proposent d’émettre des devis en quelques clics.
En plus de votre compte professionnel, Blank intègre tous les outils nécessaires à la gestion de votre entreprise dont un outil d’édition de devis et facture. Vous externalisez ainsi l’ensemble de vos documents au sein d’une seule et même interface. Un gain de temps considérable pour gérer votre comptabilité en micro entreprise.

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