Comment tenir la comptabilité de ma micro entreprise ?
Le terme "comptabilité" suscite en vous des sueurs froides ? Rassurez-vous : vous n'avez pas besoin d'être un expert des chiffres pour piloter votre comptabilité en micro entreprise (anciennement auto entreprise). Finis les formules complexes et les calculs à rallonge : les obligations comptables du micro-entrepreneur (ex statut auto-entrepreneur) ont la particularité d'être allégées. C'est même tout l'intérêt de ce régime fiscal ! Quelles sont-elles ? Comment gérer facilement sa comptabilité au quotidien ? Comment bien gérer votre comptabilité améliore aussi votre activité professionnelle ? Suivez le guide.
Les obligations comptables du micro entrepreneur
Bonne nouvelle : en tant que micro entrepreneur (ex auto-entrepreneur), vous bénéficiez d'un régime simplifié et d'une comptabilité ultra simplifiée. Vos charges sociales aussi sont allégées. C'est une des particularités de ce régime social (qui n'est pas un statut juridique !).
Ainsi, contrairement aux entreprises soumises au régime réel normal ou simplifié, vous n’avez pas l'obligation d'établir des comptes annuels, un compte de résultat et un bilan comptable. Et ce, quelle que soit votre forme juridique (entreprise individuelle, EIRL, etc.) du moment que vous êtes micro-entrepreneur.
La seule obligation ou contrainte à retenir : le dépassement de vos plafonds de chiffres d'affaires. C'est pourquoi tenir votre comptabilité avec soin est aussi un moyen de bien piloter votre activité et de rester vigilant.
Tour d'horizon des obligations comptables qui incombent aux micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs).
La tenue d'un livre des recettes
Le livre des recettes est un livre comptable qui répertorie l'ensemble de vos encaissements. Soyez minutieux quant à la tenue du livre des recettes : chaque donnée doit être organisée de façon chronologique (cf. exemple ci-dessous). Par ailleurs, vous devez indiquer les éléments suivants :
- Le montant et l'origine des recettes ;
- Le mode de règlement des encaissements ;
- La référence des pièces justificatives.
Prenons un exemple pour bien comprendre comment tenir son livre des recettes :
Depuis octobre 2021, Marie exerce comme rédactrice web indépendante. Elle a opté pour la micro entreprise pour exercer son activité. Marie a d'ors et déjà :
- Écrit deux articles pour un magazine en ligne pour un montant total de 400 € ;
- Écrit une page de vente pour une entreprise de bricolage pour un montant de 300 €;
- Écrit une séquence e-mail pour une start-up du digital pour un montant de 300 €.
Son livre des recettes encaissées s'organisera de la manière suivante :
Important : il n'y a ni forme ni support imposé pour présenter son livre des recettes. La seule contrainte est de faire apparaître l'ensemble des mentions obligatoires ainsi que vos encaissements de manière chronologique. Rien n'interdit aux adeptes du papier d'utiliser un cahier. Toutefois, nous vous recommandons de présenter votre document sous la forme d'un tableau pour une meilleure lisibilité et, a minima, de vous servir d'un logiciel de tableur comme Excel.
💡Découvrez aussi notre article sur micro entreprise et chômage.
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La tenue du registre des achats
Le registre des achats est un livre comptable qui regroupe toutes les dépenses engagées par la micro-entreprise.
Attention : seuls les micro-entrepreneurs appartenant au régime des BIC (bénéfices industriels et commerciaux), et plus particulièrement ceux qui exercent une activité commerciale ou de prestation de logement sont concernés par cette obligation. Les micro entrepreneurs BNC (bénéfices non commerciaux) n’ont pas besoin de tenir un tel registre.
À l'instar du livre des recettes, le registre doit être organisé de manière chronologique et comporter l'ensemble des mentions suivantes :
- La date de paiement de la facture / de l’achat ;
- La référence des pièces justificatives (notes, tickets, factures) ;
- Le nom du fournisseur ou vendeur auprès de qui l’achat a été effectué ;
- Le mode de règlement de l’achat ;
- Le montant de l’achat ;
- La nature de l’achat.
Mathilde est créatrice de bijoux. Elle vend ses créations par l'intermédiaire d'une plateforme en ligne spécialisée dans les produits faits à la main. Pour créer ses bijoux, elle a besoin de matériels et a notamment passé les commandes suivantes :
- 400 perles auprès d'un grossiste pour un montant de 20 € ;
- 2 mètres de chaîne auprès d'un autre grossiste pour un montant de 5 € ;
- 1 rouleau de tissu auprès d'une mercerie pour un montant de 50 €.
Mathilde a opté pour le régime de la micro entreprise. Elle exerce une activité commerciale et doit donc tenir un registre des achats.
Son registre des achats s'organise de la manière suivante :
Une nouvelle fois, aucun formalisme n'est imposé pour présenter son registre des achats, mis à part les mentions obligatoires et l'inscription des dépenses par ordre chronologique.
La conservation des documents comptables et des pièces justificatives pendant 10 ans
Vous avez l’obligation de conserver l’ensemble de vos documents comptables (livre des recettes, registre des achats) et pièces justificatives (factures émises et reçus, bons de commandes, devis signés) pendant un délai de 10 ans.
Ces documents pourront vous être demandés en cas de contrôle de l’administration fiscale. Vous encourez une amende pouvant aller jusqu’à 1500 € en cas de non-respect de cette obligation. Vous devez conserver vos déclarations d’impôt et vos avis d’imposition sur le revenu pendant une durée de 3 ans.
Une facturation en bonne et due forme
Établir un devis
En tant que micro entrepreneur, vous pouvez être amené à établir un devis en amont de votre prestation. Le devis est toujours facultatif entre professionnels. Toutefois, il devient obligatoire lorsque vous proposez une prestation à un particulier dans les cas suivants :
Le client vous le demande ;
- Le montant de la prestation (vente de marchandises ou de service) est supérieur à 1 500 € ;
- La nature de la prestation concerne des services dépannages ou des travaux ;
- La prestation de service à la personne d'un montant mensuel supérieur à 100 €.
Le devis écrit fixe le prix et le périmètre de la prestation.
Pour être conforme aux exigences légales, il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, à savoir :
- La mention "devis" ou "proposition de prix" ;
- La date du devis ;
- Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise ;
- Le statut juridique de l'entreprise, le numéro SIREN (ou RM si vous êtes un artisan) ;
- Le numéro individuel d'identification à la TVA, si vous y êtes assujetti ;
- Le nom et adresse du client ;
- La somme globale hors taxe et toutes taxes comprises de la transaction, en indiquant les taux de TVA applicables ;
- Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
- Les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
- Les date et la durée estimées de la prestation ;
- Le montant des pénalités de retard de paiement.
<div class="emphase-rt shield">Important : soyez vigilant au moment d'établir votre devis. N'hésitez pas à vérifier que vous n'avez pas fait d'erreur sur le prix ou la prestation avant de l'envoyer à votre client. En effet, un devis signé par toutes les parties formalise le contrat de vente ce qui signifie que chaque partie doit alors tenir son engagement selon les modalités prévues dans le devis.</div>
Vous ne savez pas comment vous y prendre pour réaliser vos devis ? Nous avons recensé pour vous les meilleurs logiciels de devis du marché. Sachez également que l'utilisation d'un tableur comme Excel peut être une excellente solution pour créer des documents comptables personnalisés. Consultez notre tutoriel pour créer vos factures et devis avec Excel.
Établir une facture
Les indépendants ont l'obligation d'établir une facture au moment de la vente d'un bien ou d'une prestation de service. Et le micro entrepreneur n'échappe pas à cette règle !
Ce document est très important. Il constitue le justificatif officiel de la transaction opérée avec le client. Toute facture doit être conservée pendant une période d'au moins 10 ans. Pour être conforme, une facture doit obligatoirement comporter les éléments suivants :
- La mention "facture" ;
- La date de la facture ;
- Le numéro de la facture unique ;
- Votre identité (dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique) ;
- L’Identité de votre client (dénomination sociale – ou nom s’il s’agit d’un particulier – adresse) ;
- La somme totale hors taxe et toutes taxes comprises ;
- Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
- Les conditions de règlement de la facture ;
- Le montant, le taux applicable ainsi que votre numéro d’identification à la TVA (dans le cas où vous y êtes assujetti).
En tant que micro entrepreneur, il se peut que vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie que vous bénéficiez d'une exonération de TVA en micro entreprise : vous n’avez pas besoin de la collecter pour le compte de l’Etat et elle ne doit donc pas être inclue à vos factures.
En cas de dispense de TVA, il faudra indiquer "TVA non applicable, article 293 B du CGI" sur la facture.
Pour rappel, vous profitez de la franchise de TVA si votre chiffre d'affaires annuel hors taxe ne dépasse pas les seuils suivants :
- 91 900 € pour les activités de commerce et d'hébergement ;
- 36 800 € pour les activités de prestations de services et les professions libérales ;
- 44 500 € pour les activités réglementées des avocats, pour les revenus des artistes-interprètes et pour les droits d’auteur.
Chaque facture doit être établie en deux exemplaires (un pour votre client, un autre pour votre comptabilité). Pour créer vos factures facilement et rapidement, deux options s'offrent à vous :
- Le recours à un logiciel de facturation ;
- La création de vos propres factures à partir d'un tableur Excel.
L'ouverture d'un compte bancaire dédié à l'activité
Les micro-entrepreneurs ont l'obligation d'ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité lorsque leur chiffre d'affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives. Le compte est réservé aux opérations relatives à la micro entreprise à savoir :
- Le règlement des factures par les clients ;
- Le paiement des dépenses liées à l'activité (achat de fournitures, etc) ;
- Le paiement des charges et impôts (CFE, cotisations sociales, impôt sur le revenu, etc) ;
- L'obtention d'un prêt professionnel ;
- Le versement de la rémunération du micro entrepreneur vers son compte personnel.
⚠️ Attention : ce compte ne peut pas être utilisé par le micro entrepreneur pour ses dépenses personnelles.
Quoi qu'il en soit, nous vous recommandons fortement d'ouvrir un compte dédié à votre activité, et cela même si vous êtes en deçà des seuils fixés par la loi.
En plus de simplifier la gestion de votre micro entreprise, cela vous permet d'avoir une meilleure visibilité sur votre trésorerie, vos recettes et dépenses.
Vous gagnez également du temps lorsque vous êtes à la recherche d'une opération professionnelle spécifique notamment en cas de contrôle de l'administration fiscale.
Compte pro ou compte dédié ?
La loi impose aux indépendants d'ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité, et non un compte professionnel, si leur chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives. Il est important de ne pas confondre les deux notions. Rien ne vous oblige à ouvrir un compte professionnel. Vous pouvez parfaitement ouvrir un compte courant pour votre micro entreprise. La seule contrainte est qu'il soit distinct de votre compte personnel.
L'ouverture d'un compte professionnel est plus facile. Beaucoup de banques refusent d'ouvrir un deuxième compte personnel et orientent directement vers un compte pro. Dans le cas où vous y seriez tout de même parvenu, vous n'êtes pas à l'abri d'une fermeture de votre compte si votre banque remarque vos opérations professionnelles.
Avec votre compte professionnel, vous bénéficiez d'un suivi personnalisé par des conseillers formés aux problématiques des indépendants.
Les offres pro s'accompagnent souvent d'assurances spécifiques pour protéger votre activité en cas de pépins. Découvrez les assurances professionnelles Blank.
Chez Blank, votre compte pro vous donne également accès à des services très utiles pour les micro entrepreneurs comme :
- L'édition de devis et facture ;
- Un outil de gestion de la relation client (CRM) ;
- Des notifications en cas d'impayés ;
- Des rappels des échéances de paiement des déclarations administratives ;
- Des simulateurs d’aides ;
- Un accompagnement par un expert-comptable ;
- Une aide à la création d’entreprise.
3 conseils de Blank pour bien piloter sa comptabilité en micro entreprise
Utiliser un logiciel de comptabilité
En tant que micro-entrepreneur, il est inutile d'investir dans un logiciel de comptabilité coûteux et complexe. Vous bénéficiez d'une comptabilité ultra simplifiée.
Etre rigoureux et organisé jour après jour
La clé d’une comptabilité organisée, c’est la rigueur ! Ne remettez pas au lendemain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. Nous savons que vos journées sont déjà bien remplies, mais cet effort à court terme est indispensable afin de :
- Gagner un temps précieux à la fin de votre exercice comptable ;
- Limiter les risques d’oubli.
Conserver et sécuriser ses documents et justificatifs dans le Cloud
En tant qu'entrepreneur, vous avez l'obligation de conserver l'ensemble de vos factures pendant 10 ans. Il est possible d’imprimer ses justificatifs et de les conserver dans des dossiers physiques. Cependant, cette solution n’est pas très sécurisée. Le risque de pertes, de vols ou de dégâts est récurrent.
Vous pouvez également décider de conserver vos documents au sein d’une base de données informatisée. Encore une fois, cette alternative a ses limites. Une panne informatique, un piratage… Et ce sont toutes vos données qui disparaissent. À ce jour, le stockage dans le Cloud est la solution la plus fiable. Vos documents bénéficient d’une plus grande sécurité et sont accessibles en quelques clics à partir d’une simple connexion Internet.
Comme vous avez pu le constater, la micro entreprise ne nécessite pas de d'obligations comptables complexes. Soyez néanmoins rigoureux et gardez des justificatifs de vos transactions 😉.
La comptabilité ultra-simplifiée de la micro entreprise en fait un atout majeur. Pensez-y 😉 !
