Annulation de facture : le guide
Vous êtes indépendant et vous avez fait une erreur dans une facture ? Nous vous épargnons les proverbes 😉. L’erreur au moment de la facturation est tellement courante qu’elle est même encadrée par la loi ! Bonne nouvelle, vous pouvez donc facilement remédier au problème. En revanche, “annuler” une facture n’est pas possible, voire pourrait constituer une infraction fiscale côté comptabilité. Tout dépend de comment vous vous y prenez et de l’erreur en question. Il y a donc un art et une manière de corriger ou rectifier une facture. Facture non envoyée, facture envoyée, facture déjà payée, erreur sur le montant, la TVA ou les mentions obligatoires … Comment revenir en arrière ? Toutes les réponses dans ce guide !
La facture : le nerf de la guerre (de l'indépendant)
Si une facture pour un indépendant est un document très banal, elle revêt pourtant une valeur juridique importante. Que vous soyez micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur), profession libérale ou activité commerciale, même si vous émettez des centaines de factures par mois, chacune d’entre elles a son importance. Reprenons les bases : qu’est-ce qu’une facture pour un indépendant ?
👉Une facture est une note détaillée des prestations de services ou des marchandises vendues par un travailleur indépendant. Elle matérialise une transaction financière, sous une forme papier comme numérique.
👉L’indépendant a un obligation : conserver toutes ses factures pendant 10 ans en leur qualité de pièces comptables (Code de commerce : article L123-22). Et ce, sous le format de son choix (numérique ou papier).
Le contenu d'une facture numérique ou dématérialisée doit strictement correspondre à celui d'une facture papier.
👉 Une facture est aussi un élément de preuve.
D’une part, elle prouve qu'une opération commerciale a eu lieu. C’est pourquoi on dit qu’elle a une valeur juridique ! Par exemple, en cas d’impayé, la facture a une valeur de preuve aux yeux du juge.
D’autre part, elle sert de support à l'exercice des droits d’un indépendant. Par exemple, elle mentionne une franchise en base de TVA pour un micro-entrepreneur. Ou bien, l'existence d'un délai de rétractation, ou encore, les moyens de paiement que vous acceptez.
<div class="emphase-rt eclair">N’oubliez pas qu’une créance est aussi un droit. Une facture mentionne donc aussi votre droit à être payé et à exiger une somme d’argent en échange de la vente d’un produit ou d’une prestation de service.</div>
👉 Parce qu’une facture est un justificatif comptable avec valeur de preuve, elle doit être conforme. Pour cela, elle doit obligatoirement comporter un certain nombre de mentions légales obligatoires. Soit :
- La date de la facture ;
- Le numéro de facture (numérotation séquentielle, chronologique et continue) ;
- Les coordonnées et numéro SIREN de l’indépendant ;
- Les coordonnées et numéro SIREN du client ou du fournisseur ;
- La désignation (la nature), le volume et la date de réalisation de la prestation ou du bien vendu ;
- Le prix du service de l’indépendant (par exemple, le TJM ou taux journalier moyen, le prix de la mission)
- Le prix unitaire et la somme totale à payer Hors Taxes (HT) ;
- Le prix unitaire et la somme totale à payer Toutes Taxes Comprises (TTC) ;
- Le taux de TVA légalement applicable si nécessaire ;
- Une majoration ou à l’inverse une remise de prix éventuelle ;
- Le délai limite de paiement ;
- Les intérêts de retard, taux de pénalités ou encore le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement ;
- Les mentions légales de l’indépendant.
Sur ce dernier point, les mentions légales, soyez très vigilant ! C’est souvent là qu’une erreur peut intervenir au moment de la facturation. Par contre, vous pouvez tout à fait faire une facture Excel ou via un format libre, facile et gratuit. Peu importe l’outil que vous utilisez, du moment que vous respectez le formalisme de la facture.
Notre conseil : renseignez vous directement sur les mentions légales en fonction de votre statut juridique (forme juridique), régime fiscal et social, profession libérale, métier ... Demandez conseil à un expert ou à un indépendant dont l’activité est similaire à la vôtre !
Par exemple : la mention “TVA non applicable - article 293 B du CGI” pour un micro-entrepreneur. Ou bien, la mention “Assurance souscrite au titre de l'activité” pour un artisan du BTP.
👉Un indépendant ne respectant pas ce formalisme strict s’expose à plusieurs risques :
- Ne pas pouvoir passer par une procédure de recouvrement judiciaire en cas d’impayé (injonction de payer, par exemple) car le juge ne considérera pas la facture comme conforme ;
- Ne pas pouvoir faire appel à des services de recouvrement à court terme comme l’affacturage ou l’escompte ;
- Ne pas pouvoir présenter une comptabilité conforme en cas de contrôle ;
- Devoir payer des amendes.
Et oui ! Un indépendant trop laxiste lors de l’émission de ses factures s'expose à 3 amendes potentielles :
- Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant ;
- Une amende de 75 000 € pour une personne physique ;
- Une amende de 375 000 € pour une personne morale, qui peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.
👉 L'émission d'une facture en double exemplaire est obligatoire (pour vous et le débiteur).
Pourquoi une annulation de facture ?
Les raisons de vouloir annuler une facture sont nombreuses !
- Une ou plusieurs erreurs dans le contenu au moment de la facturation (noms et prénoms, coordonnées, mentions légales, erreur de calcul et mauvais montant...) ;
- Une incompréhension avec votre client (autour du prix, par exemple) ;
- La décision d’une autre méthode de facturation entre créancier et débiteur (vous décidez finalement de facturer au jour et non à la mission pour une prestation de service car la mission a changé entre temps) ;
- Une renégociation : vous accordez un geste commercial (ristourne, rabais, remise) ou à l’inverse, vous décidez d’augmenter le prix après avoir émis la facture.
Toutes ces situations sont normales, voire, fréquentes. Cependant, vous devez avoir le réflexe d’y remédier soigneusement.
Annulation de facture : est-ce légal ?
Pouvez-vous annuler une facture ? Et bien, la réponse est oui et non !
👉 Ce que dit la loi : il est impossible et interdit de supprimer ou annuler une facture.
L’administration fiscale a besoin de pouvoir vérifier la bonne continuité de votre numérotation en termes de facturation. Ainsi, un “trou” dans votre numérotation chronologique constitue une infraction fiscale.
⚖️ Code de commerce : article L123-22 “Les documents comptables relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat.”
Concrètement, l’annulation d’une facture telle que nous l’entendons, c'est-à-dire, refaire la même facture, avec le même numéro, entraîne une incohérence dans votre comptabilité. En cas de contrôle, cette incohérence, même si vous pouvez l’expliquer rationnellement, est une infraction fiscale lourdement sanctionnée.
👉 Si vous ne pouvez pas “annuler” une facture, en revanche, vous pouvez la rectifier ! Donc, oui, il est possible “d’annuler” une facture à condition de la corriger dans les règles de l’art.
Annulation de facture : avant l’envoi de facture
Vous avez créé et enregistré une facture erronée, mais vous ne l’avez pas encore envoyée ? Aucun problème, il suffit de créer un nouveau document.
👉 Si vous n’utilisez pas un compte pro en ligne avec un outil d’édition de facture ou bien un logiciel de facturation, vous pouvez garder le même numéro de facture.
Sachez que dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA, il peut être obligatoire de conserver une trace de toute modification apportée aux documents relatifs à un paiement. Conservez donc le brouillon.
👉 Si vous utilisez un logiciel de facturation ou un outil compris dans un compte pro en ligne comme Blank, ce dernier va créer automatiquement une nouvelle version de la facture sans que vous ayez besoin de réfléchir à la numérotation. Pratique, non ?
L’agilité des comptes pro en ligne comme Blank !
Vous êtes clients chez Blank ? Évitez les erreurs de facturation tout en gagnant un temps précieux, c'est ce que nous proposons avec notre outil d’édition de devis et facture intelligent !
👉Grâce à la saisie automatique, notre outil (conforme à la loi anti-fraude) s’occupe tout seul de la numérotation de vos documents de facturation et calcule instantanément les montants à faire apparaître sur les factures ainsi que les taux de TVA si nécessaire.
👉En cas de correction ou d’annulation, le logiciel reprend tous les éléments qui doivent apparaître sur la facture d’avoir sans avoir besoin de tout compléter de nouveau.
Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur la facture d'origine (en appuyant dessus depuis la liste de vos factures) puis d'appuyer sur le bouton ⁝ en haut à droite et de sélectionner dupliquer le document.
Vous accédez alors au mode édition d'une nouvelle facture, qui reprend par défaut l'ensemble des informations déjà saisies. Il ne vous reste plus qu'à modifier les informations nécessaires. C’est tout !
Annulation de facture pas encore payée : solution n°1, la facture rectificative
Solution n°1 : puisqu’une facture ne peut pas être supprimée ou annulée pour éviter un “trou”, il suffit d’en émettre une nouvelle afin de respecter la numérotation chronologique. C’est ce qu’on appelle la facture rectificative !
👉 C’est ce qu’on appelle une facture rectificative ! Une nouvelle facture est établie en remplacement de la précédente.
Pour ce faire :
- La nouvelle facture doit faire référence à la facture annulée ;
- Pour cela, elle doit comporter la mention "annule et remplace la facture n°xxx”, ou “en remplacement de la précédente facture n° xxx”.
Simple, non ? Il suffit donc de faire deux documents au lieu d’un, et de prévenir bien-sûr directement votre client (ou le service chargé du paiement).
Si la facture rectificative est une solution simple et rapide, c’est lors de la saisie comptable qu’un problème est vite arrivé. Il n’est pas rare que la facture rectificative entraîne des incohérences voire des doublons !
Annulation de facture payée ou pas encore payée : solution n°2, l’avoir
Solution n°2 : si la facture n’a pas été réglée, ou, si la facture a déjà été réglée, vous pouvez “l’annuler” par une “facture d’avoir”.
👉Un avoir est tout simplement une facture rectificative avec un montant négatif.
👉 Aussi appelé “facture d’avoir” ou “note d'avoir”, un avoir peut “annuler” totalement ou partiellement une facture initiale erronée.
<div class="emphase-rt search">L’avoir ressemble beaucoup à une facture. Attention à bien mettre le titre « avoir » en évidence pour éviter toute confusion.</div>
Les trois différences entre un avoir et une facture :
- La mention “Avoir” ou “Facture d’avoir” ;
- La mention “Avoir émis le xxx (date) en remboursement de la facture n°xxxx”
- Le montant négatif.
N’oubliez pas de faire apparaître les mentions obligatoires de l’avoir qui sont les mêmes que la facture :
- La mention " avoir " ;
- Les noms, adresses du vendeur et de l'acheteur ;
- La date d'émission ;
- Un numéro unique ;
- Les références de la facture initiale que l’avoir remplace ;
- Le montant HT ;
- Le montant de la TVA si nécessaire ;
- Les mentions légales si nécessaires.
Si l'annulation de facture est donc potentiellement une forme de fraude fiscale, créer une facture rectificative est toujours possible. Enfin, l’avoir existe pour les factures erronées déjà payées. Sachez qu’un logiciel de facturation ou un outil d’édition comme celui compris dans l’offre Blank est encore le meilleur moyen d’être tranquille ⛱️ !
