Comment faire une facture en micro entreprise ? Le guide !

C'est le moment de réaliser la première facture pour votre micro entreprise (anciennement auto-entreprise), bravo ! Mentions obligatoires, numérotation, détails concernant la TVA ... Que devez-vous spécifier ? Que doit comporter une facture pour être conforme ? Existe-t-il un type de "facture auto entrepreneur" ? Comment bien faire ? Découvrez comment faire étape par étape pour éviter des pénalités en cas de contrôle de votre système de facturation.

La facture en micro entreprise : à quoi sert-elle ?

En micro entreprise (ex régime de l’auto-entrepreneur) comme dans tous les autres régimes juridiques, vous devez éditer une facture à chaque fois que vous vendez un produit ou livrez une prestation de service.

Les factures en micro entreprise sont obligatoires. Elles permettent de garder la traçabilité des ventes dans votre comptabilité en micro entreprise. À chaque fois qu’une facture est réglée, vous devez en effet la faire figurer dans votre livre de recettes. En plus d’être un justificatif comptable, la facture permet d’attester l’existence légale d’une transaction.

La facture en micro entreprise est-elle obligatoire ?

En bref : oui ! Sachez cependant que vous n’êtes pas obligé de faire une facture pour votre micro entreprise dans les cas suivants :

• Si le montant de la prestation de services est inférieur à 25€ et si vous facturez à un particulier ;
• Si la facture porte sur certains travaux immobiliers.

Autrement dit, facturer vos produits et services est obligatoire :

• Dès que votre client est un professionnel.
• Si c’est un particulier : la facture n’est pas obligatoire uniquement dans les cas évoqués ci-dessus. Néanmoins, sachez que si le client vous demande une facture, vous devez lui en transmettre une.

Votre facture doit être rédigée par écrit et émise en deux exemplaires, une pour vous et une pour votre client. ‍

Concernant le format, vos factures peuvent être envoyées sous forme électronique ou au format papier. Toutes vos factures doivent être conservées pendant 10 ans.

Ainsi, l'édition d'une facture fait partie des rares obligations comptables des micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs). Cette obligation demeure aussi très simple à réaliser ! Chaque facture a un numéro unique (le "numéro de facture"), mentionne la nature du bien, du service ou de la marchandise, ainsi que le nom et l'adresse du micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) mais aussi du destinataire de la facture. Aussi, la mention du délai de paiement est importante pour éviter les décalages de trésorerie ! Par ailleurs, le format de votre facture et l'outil pour la créer est libre. Vous pouvez choisir une facture Word, par exemple, une Facture Excel, ou mieux, une facture créée à l'aide d'un logiciel ou compte pro en ligne. Enfin, sachez qu'il existe de nombreux modèles de factures en ligne, même simples, comme un modèle de facture Excel. Rien de compliqué !

Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur vos factures en micro entreprise ?

Voici la liste des mentions légales devant absolument figurer sur vos factures selon l’article 242 nonies et 242 nonies A du CGI et l’article L441-9 du Code de commerce.

Les informations relatives à la micro entreprise et au client 

Vous devez indiquer vos coordonnées :

• Le nom et prénom du micro-entrepreneur ;
• L’adresse de la micro entreprise (et l’adresse de facturation si celle-ci est différente) ;
• Le numéro SIRET ou SIREN de votre micro entreprise. Sachez que si votre entreprise vient tout juste d’être créée, vous pouvez indiquer la mention « SIREN en cours d’attribution » sur votre facture de micro entreprise;
• Le numéro RCS (Registre du commerce et des sociétés) si vous êtes commerçant, votre numéro RM (Registre des métiers) si vous êtes artisan, ou la mention « dispensé d’immatriculation au RCS et au RM » si vous effectuez une profession libérale.

Si vous avez égaré les numéros SIRET et SIREN de votre micro entreprise, adressez une demande à l’Insee qui pourra vous les transmettre de nouveau.

Puis indiquez les coordonnées de votre client :

• La raison sociale de l’entreprise ou son nom ;
• L’adresse de votre client (et l’adresse de facturation si celle-ci est différente) ;
• Le numéro de SIREN de l’entreprise (ou son numéro de SIRET).

Les informations portant sur la facture en elle-même

• La mention « facture » ;
• Le numéro unique de la facture ;
• La date d’émission de la facture ;
• La date d’exécution de la prestation ;
• La référence au bon de commande si vous en avez établi un.

La date d’émission de la facture d’une micro entreprise est la date à laquelle elle est éditée et envoyée au client.

⚠️ Attention ici à la numérotation des factures. Elle doit être basée sur une séquence chronologique et continue. 

Voici un exemple de système de numérotation chronologique des factures :

• Facture n° 2020-85 pour la 85e facture de l’année 2020.
• Facture n° 2020-02-04 pour la 4e facture du mois de février 2020.

Peu importe le système que vous choisissez entre ces deux types de numérotation, ne changez pas en cours de route ! De plus, veillez à ne pas créer de rupture dans les numéros de factures qui doivent impérativement se suivre.

La désignation des biens ou services vendus

Vous devez décrire précisément tous les biens ou prestations de services vendus. Indiquez pour chaque service proposé ou bien produit vendu la quantité ainsi que le prix unitaire.

Et pour une facture d’acompte ?

L’acompte permet de vous faire payer par avance le montant total de la prestation. Vous devez établir une facture pour recevoir un acompte. Cette facture est identique à une facture de micro entreprise classique. Inutile d’y détailler les prestations, faites simplement référence au  devis établi.

Les informations relatives au paiement

• Le prix total à payer, TVA incluse sauf si non applicable ;
• Les rabais (réduction exceptionnelle du prix en cas de défaut du produit ou retard de livraison), ristournes (réduction de prix accordée pour l’ensemble des ventes réalisées avec le client) ou remises (réduction ponctuelle du prix à des fins commerciales) ;
• La date de règlement de la facture ;
• Les conditions éventuelles d’escompte en cas de paiement anticipé ou la mention « pas d’escompte pour règlement anticipé » si vous ne l’appliquez pas ;
• Le taux des pénalités de retard (en général, on applique 3 fois le taux d’intérêt légal soit 2,52% au deuxième semestre 2020) ;
• La mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € en cas de retard de paiement.

Et voilà, c’est tout ! Une fois la facture établie, envoyez-la à votre client avec le RIB associé à votre compte bancaire professionnel.

Les autres mentions particulières obligatoires

Selon les cas, d’autres mentions peuvent figurer sur vos factures :

• Si vous êtes soumis à l’obligation de posséder une assurance professionnelle (par exemple, pour les professionnels du bâtiment soumis à l’obligation d’assurance décennale), mentionnez sur la facture l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat.
• Si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée : indiquez la mention suivante « membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ».

TVA : comment la facturer en micro entreprise ?

Si vous ne facturez pas la TVA

En principe, en micro entreprise, vous relevez du régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie que vous n’avez pas à facturer la TVA tant que vous restez en deçà des seuils légaux de chiffre d’affaires.
Dans ce cas, vous devez simplement indiquer sur votre facture la mention légale suivante : « TVA non-applicable article 293 B du Code Général des Impôts ». 
Le montant total de votre facture sera indiqué hors taxe.

⚠️ Le cas particulier de la TVA intracommunautaire 

Si vous vendez des biens pour plus de 10 000€ hors taxes ou des services dans l’Union européenne, ces opérations sont assujetties à la TVA. Il vous faudra donc demander auprès de votre SIE (Service des Impôts des Entreprises) un numéro de TVA intracommunautaire pour pouvoir facturer ses opérations.

Si vous facturez la TVA

Si vous dépassez les seuils légaux de chiffre d’affaires, vous serez redevable de la TVA et il faut l’inclure sur vos factures.
Pour facturer la TVA en micro entreprise, vous devez indiquer : 

• Le prix unitaire hors taxes (HT) et le prix toutes taxes comprises (TTC) ;
• Le taux de TVA applicable pour chaque opération ;
• Le montant total hors taxes et le montant TTC à payer ;
• Votre numéro individuel d’immatriculation à la TVA et celui de votre client (s’il est redevable de la TVA) sauf si elle est non applicable.

Parfois une prestation de service requiert la fixation d’un prix forfaitaire plutôt que d’un prix unitaire. Si tel est le cas, cela doit être expressément mentionné dans les devis et factures du micro-entrepreneur.

Petite piqûre de rappel : les seuils légaux de chiffre d’affaires à ne pas dépasser pour conserver le régime de franchise en base de TVA en micro entreprise sont : 

• 85 800€ de chiffre d’affaires hors taxes pour les activités d’achat-vente ;
• 34 400€ de chiffre d’affaires hors taxes pour les prestations de services.

Quels outils utiliser pour émettre une facture en micro entreprise ?

Pour créer un modèle de facture pour votre micro entreprise, vous avez deux choix :

• Opter pour la méthode manuelle en tenant un facturier sur un cahier ou en réalisant vos factures via Excel : évidemment, c’est plus laborieux…

• Utiliser un logiciel de facturation ou facturer directement sur une application bancaire comme celle de Blank qui vous permet de générer vos propres factures facilement et rapidement.

Faire ses factures sur son application Blank

Faire vos devis factures sur l’application de Blank vous permet d’établir des documents conformes car vous pouvez réaliser vos factures à partir de notre exemple de facture personnalisable. Vous pouvez aussi conserver votre modèle personnalisé pour gagner du temps dans l’édition de vos prochaines factures.

Quelles sanctions en cas de non-conformité de votre facture en micro entreprise ?

En cas de contrôle de l’URSSAF, vous pouvez être sévèrement sanctionné si votre modèle de facture n’est pas légalement correct ! Ainsi, vous risquez : 

• En cas de mention obligatoire manquante ou inexacte : 15€ pour chaque mention obligatoire. Cette amende est néanmoins plafonnée à 1/4 du montant total de la facture s’il y a plusieurs omissions ou inexactitudes.
• En cas de défaut de facturation, d’omission ou d’inexactitude d’une mention obligatoire sur une facture : une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000€ pour une personne physique et 375 000€ pour une personne morale.
• En cas de facture fictive ou d’absence de facturation : une amende fiscale de 50% du montant de la facture.
  

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Facturer dans les règles de l’art en micro entreprise est essentiel pour assurer la légalité de votre comptabilité. Auto-entrepreneur, veillez à bien suivre les étapes nécessaires à la réalisation d'une facture en bonne et due forme avec ou sans logiciel de facturation !