Comment faire sa comptabilité en freelance ?

Les engagements fiscaux et sociaux, l'évolution de la réglementation, les promesses aux fournisseurs… on peut dire que devenir freelance apporte son lot de responsabilités !

Parmi elles, figure la tenue d’une compta minutieuse et conforme. La différence, c’est que celle-ci se distingue d'autres responsabilités sur un critère qui fait toute la différence : au-delà d’être une obligation, la compta est d’abord un formidable outil de gestion !

Chez Blank nous comprenons que jongler entre vie perso, vie de freelance et gestion administrative peut parfois être un vrai casse-tête. C'est pourquoi nous allons décortiquer pour vous vos obligations comptables, puis vous orienter vers des outils pratiques et vous montrer quand et pourquoi collaborer avec un expert-comptable peut être une bonne idée.

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Comprendre les obligations comptables pour les freelances

Posons les bases : le régime d’imposition du freelance 

Avant de plonger dans le vif du sujet, il est nécessaire de poser certaines bases essentielles pour la compréhension de la suite de l’article.

Tout d’abord, le terme “Freelance“ signifie “Travailleur à son compte“, qui renvoie au “Travailleur Non-Salarié” (TNS), selon la terminologie française.

Partant de ce principe, un freelance peut alors exercer de deux manières possibles : 

• En son nom propre, en tant que dirigeant d’Entreprise Individuelle (EI) ; 
• En tant que gérant associé unique d’une entreprise unipersonnelle (EURL ou SASU) ;

Si le freelance exerce en son nom propre au sein d’une EI, il peut choisir entre deux régimes d’imposition :

• Le régime micro-social et micro-fiscal (micro-entreprise) ; 
• Le régime réel (simplifié ou normal) soumis à l'impôt sur le revenu.

Pour les freelances qui ont choisi de créer une entreprise unipersonnelle (EURL ou SASU), leur régime d’imposition dépend de la forme juridique choisie et des options qu'elle propose.

Pour récapituler : un freelance est un travailleur non-salarié. Il peut donc exercer en tant que : 

• Dirigeant d’EI au régime micro-fiscal et devenir auto-entrepreneur ; 
• Dirigeant d’EI au régime réel, normal ou simplifié ;
• Associé unique d’une entreprise unipersonnelle et dans ce cas, son régime fiscal dépendra de la forme de société qu’il aura choisi et des options qu’elle propose.

Quelles sont les obligations comptables d’un freelance en 2024 ? 

Maintenant que nous avons posé les bases du régime d’imposition, avançons vers la compréhension des obligations comptables des freelances en 2024.

En gros, il y a deux types d'obligations comptables :

• Les obligations communes à tous les freelances ; 
• Les obligations spécifiques, qui dépendent exclusivement du régime d’imposition du freelance.

Ainsi, en déterminant votre régime d’imposition, vous pourrez savoir quelles sont les obligations comptables qui vous incombent. 

Les obligations communes à tous les freelances

Commençons par les obligations communes à tous les freelances : 

• Tenir une facturation conforme et à jour : en tant que freelance, vous avez l’obligation de maintenir vos factures à jour et de vous assurer qu'elles respectent les lois en vigueur. Par exemple, vous devez émettre une facture pour chaque prestation effectuée avec un professionnel. Si votre prestation concerne un particulier, cette règle s'applique seulement si le montant dépasse 25 € TTC.

De plus, certaines informations et mentions doivent obligatoirement figurer sur vos factures, notamment votre dénomination sociale, les coordonnées de votre client, et la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si vous êtes bénéficiaire de la franchise de base en TVA.

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Veillez méticuleusement à la présence et à l'exactitude de chaque mention figurant sur votre facture, sous peine d'une amende de 15 € par mention inexacte. L’Urssaf surveille de près, et personne n’est à l’abri d’un contrôle de conformité.

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• Ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité : en tant que freelance, vous devez obligatoirement ouvrir un compte bancaire spécifiquement dédié à votre activité si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives. 

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Nous recommandons fortement de réaliser cette démarche dès que vous aurez sauté le pas, surtout si vous comptez en faire votre activité principale.

La raison est simple : il est préférable d'ouvrir un compte professionnel dès la création de votre entreprise pour éviter le blocage de fonds sur votre compte personnel et les tracas administratifs inutiles.

Sinon, avec un compte pro freelance chez Blank, vous bénéficiez d'une gestion sereine de vos finances avec notre logiciel de compta simplifiée, des déclarations URSSAF automatisées et un support client disponible 7j/7. Cerise sur le gâteau : c’est sans engagement et votre premier mois est offert. Elle est pas belle, la vie ?

• Tenir un livre de compta : que ce soit pour les revenus ou les dépenses, les freelances doivent consigner chaque transaction de manière précise et à jour. Il existe différents types de livres de compta (grand livre, livre des recettes, livre d'inventaire, etc.) imposés en fonction de certains critères tels que le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, par exemple.

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Les obligations comptables spécifiques aux micro-entrepreneurs

Grâce au régime micro-social, la gestion administrative de la micro-entreprise est très simple, avec des obligations comptables légères.

C'est le choix idéal pour les indés qui veulent commencer leur carrière en minimisant les démarches administratives.

Mais revenons aux obligations comptables. Concernant le micro-entrepreneur, il n’en a qu’une seule : tenir un livre des recettes.

Le livre des recettes est un document comptable rassemblant tous les encaissements par ordre chronologique. Pour rappel, ces encaissements sont les paiements reçus de la part de clients. 

Pour la présentation du livre des recettes, nous vous conseillons de le structurer sous forme de tableau, pour une meilleure lisibilité. Ce tableau peut être créé à l'aide d'outils comme Excel ou Google Sheets, par exemple.

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<div class="emphase-rt search">À noter :<br/>La tenue d'un livre des achats n'est pas obligatoire en micro-entreprise, mais fortement recommandée, surtout si votre activité implique des achats fréquents, notamment dans les secteurs commercial et artisanal.</div>

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En gros, ce registre est un peu l’inverse du livre des recettes : au lieu d’inscrire les encaissements, vous devez y inscrire toutes les dépenses réalisées par l’entreprise, toujours par ordre chronologique.

Les obligations comptables des entrepreneurs individuels au régime réel à l’impôt sur le revenu

Lorsqu'on aborde les obligations comptables liées au régime réel à l'impôt sur le revenu, on constate immédiatement qu'elles sont beaucoup plus contraignantes que celles en micro-entreprise !

Selon son chiffre d'affaires, l'entrepreneur individuel sera soumis soit au régime réel simplifié, soit au régime réel normal. Par défaut, l’entrepreneur individuel est soumis au régime du réel à l’impôt sur le revenu, ce qui implique la tenue d’une compta dite “ complète “ qui inclut :

• La tenue d’un livre journal, d’un grand livre et d’un livre d’inventaire
• La réalisation des comptes annuels avec les clôtures d’exercice correspondante
• Si l’entrepreneur individuel ne bénéficie plus de la franchise de base en TVA, il devra réaliser les déclarations de TVA, avec versement d’acomptes
• Justifier des déclarations sociales et fiscales tout au long de l’année

Dans ce contexte, la gestion de la compta peut devenir complexe pour un freelance. L'utilisation d'outils de comptabilité ou le recours aux services d'un expert-comptable peuvent donner un bon coup de pouce.

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Nos conseils pour une gestion comptable efficace 

Notre top 3 des outils de compta pour faciliter votre quotidien

Gérer sa comptabilité en tant que freelance peut être complexe, mais heureusement, plusieurs outils sont là pour vous faciliter la tâche. Voici notre sélection des trois logiciels de comptabilité les plus adaptés aux besoins des freelances en 2024.

1. Freebe : L'allié des auto-entrepreneurs

Freebe s’adresse exclusivement aux auto-entrepreneurs. Il offre une comptabilité automatisée, un module de gestion du temps et la possibilité de faire les déclarations URSSAF directement depuis le logiciel. L'outil inclut également un module de facturation​​.

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Avantages

• Comptabilité automatisée ;
• Intégration bancaire ;
• 60 jours d’essai gratuit. 

Limites

• Réservé uniquement aux freelance micro-entrepreneurs.

‍Tarification

• 7 € /mois (avec engagement annuel).

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2. Sage 50 : l’offre -quasi- complète 

Sage 50, de l'éditeur reconnu Sage, est une solution complète en ligne pour la comptabilité et la facturation. Il assure la gestion comptable, la télédéclaration de TVA, et la comptabilité analytique. Sage 50 est reconnu pour son assistance et la qualité de son support client​​.

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Avantages

• Outil tout-en-un ;
• Synchronisation bancaire ;
• 30 jours d’essai gratuit.

Limites

• Absence de module de gestion de paie.

‍Tarification

• À partir de 19 €/mois après l'essai gratuit.

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3. Quickbooks : l'idéal pour TPE et freelance

Quickbooks s’adresse principalement aux TPE et aux freelances. Il offre des fonctionnalités telles que la création et l’envoi de factures professionnelles, le suivi des dépenses et la gestion des comptes fournisseurs. La simplicité d’utilisation et la compatibilité mobile en font un choix populaire​​.

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Avantages

• Facturation, suivi des dépenses, et gestion de trésorerie ;
• Génération de rapports financiers personnalisés ;
• Version d’essai gratuite de 30 jours.

Limites

• Possibilité de limitation dans la flexibilité et la personnalisation des rapports financiers.

Tarification

• De 12 €/mois à 35 €/mois.

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Pour récapituler, voici un tableau des différents outils que nous avons concocté pour vous : 

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Expert-comptable : quand et pourquoi faire appel à lui lorsqu’on est freelance ?

La question de faire appel à un expert-comptable est cruciale pour les freelances.

Le choix dépend fortement du statut et de la complexité des obligations comptables.

Pour les micro-entrepreneurs, la simplicité est de mise. Avec des obligations comptables allégées, ils n'ont pas forcément besoin d'un expert-comptable. Même si la compta n'est pas leur fort, l'effort d'apprentissage reste relativement accessible.

L'autonomie dans la gestion des aspects comptables et administratifs est donc plus souvent réalisable.

Pour les freelances en Entreprise Individuelle (EI) sous le régime réel à l'impôt sur le revenu, la situation diffère. La tenue de la compta peut devenir complexe. Ici, l'expert-comptable n'est pas seulement un choix, mais une nécessité évidente pour beaucoup. Même les plus compétents en compta peuvent bénéficier d'une vérification annuelle par un expert au moins une fois par an, histoire de s’assurer que tout soit bon.

Pourquoi faire appel à un expert-comptable quand on est freelance ?

Faire appel à un expert-comptable en tant que freelance est parfois judicieux. Certes, ce n'est pas une obligation, mais leurs compétences peuvent parfois être indispensables.

Imaginons la transformation d'une SASU en SAS. Ici, l'expert-comptable devient un allié clé. Pourquoi ? Les obligations comptables d'une société avec plusieurs associés deviennent plus lourdes. Pensez à la gestion de la TVA, aux dépôts de comptes, ou encore à la tenue de registres. Sans oublier les procédures de modification de société, souvent complexes.

Autre exemple, en cas de contrôle fiscal ou de contentieux avec l'Urssaf, —ce que ne nous vous souhaitons pas – un expert-comptable peut être un soutien précieux, fournissant des conseils sur les meilleures démarches à mener tout en communiquant efficacement avec l'administration​.

Pourquoi faire sa comptabilité soi-même quand on est en Freelance ?

Gérer ses chiffres, c’est être malin !

• Économiser sans compter : en prenant les rênes de votre compta, adieu les frais d'expert-comptable. Contrôlez vos finances de A à Z et gardez le sourire en voyant votre tréso rester au vert
• Votre entreprise sous un microscope : avec un des outils que nous vous conseillons ou l’outil de compta simplifiée de Blank, vous scrutez votre santé financière instantanément. Un tableau de bord clair comme de l'eau de roche pour suivre la venue et le départ de chaque euro
• Devenez le maestro de vos finances : plonger dans vos comptes renforce votre flair financier. Ce n'est pas seulement des chiffres, c'est la clé pour des décisions business éclairées !

Mais attention, ça n’est pas si simple.

• Un vrai casse-tête : sans le savoir-faire d’un pro, la compta peut vite devenir un labyrinthe de chiffres et de lois. Être son propre comptable, c'est aussi pouvoir se donner les moyens d’apprendre constamment
• Le temps, c’est de l’argent : la compta, c'est chronophage. Pour les freelances, jongler entre la gestion des finances et développer son activité, c'est tout un art et ça ne doit en aucun cas vous gêner dans l’exercice de votre activité en freelance
• Attention aux pièges : une erreur dans les comptes ? Aïe aïe aïe… ouvrir la porte aux contrôles fiscaux et leurs désagréments peut rapidement se transformer en conséquences potentiellement graves pour votre entreprise. La compta DIY, c'est bien, mais gare aux faux pas !

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La compta en freelance, c'est votre boussole vers la réussite financière ! Oui, elle peut paraître complexe, mais souvenez-vous : elle est aussi votre alliée pour un avenir financier sain et prospère.

Vous avez les cartes en main : des bases solides sur les régimes d'imposition des freelances et une compréhension claire des obligations comptables qui en découlent. 

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Maintenant, à vous de jouer ! Que vous soyez du genre gestion autonome ou plutôt expert-comptable, gardez en tête que maîtriser sa compta, c'est un peu comme tenir le gouvernail de son entreprise. Et chez Blank, on est là pour s'assurer que votre cap vers le succès est toujours bien ajusté !